Lisätietoja evästeistä ja Tietosuojaseloste
www.viherlaaksonapteekki.fi -sivustolla käytetään vain välttämättömiä evästeitä, jotka ovat
pakollisia sivujen toiminnan kannalta. Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita
eväste-toiminnon poiskytkemisen. Emme kuitenkaan voi taata, että alustamme toimivat moitteetta
evästeiden pois kytkemisen jälkeen, sillä evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden
asianmukaiselle toimimiselle. Evästeiden käyttö ei tallenna yksittäisten käyttäjien tietoja.
————————————————————————————-
TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 15.11.2021
Päivityspvm 25.3.2024 (versio 2)
Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteiden tiedot (HetiL 10 §) että rekisteröidyille
annettava
informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 §). Lomake on yhteisesti Viherlaakson apteekin
ja Suomen apteekkituotteet Oy:n tietosuojaseloste.
1. APTEEKIT JA OSAKEYHTIÖ
Viherlaakson apteekki
Kuusiniementie 2
02710 Espoo
p. 050 471 2990
Suomen apteekkituotteet Oy
Kuusiniementie 2
02710 Espoo
p. 050 471 2990
2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Kirsi Yritys
Apteekkari
p. 050 471 2990
3. REKISTERIEN NIMET
– Lääkemääräysrekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet
Oy)
– Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet
Oy)
– Apteekkisopimusrekisteri (Viherlaakson apteekki)
– Tiliasiakasrekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Asiakkuuden hallintarekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Tilausliittymärekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Kameravalvontarekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri: (Viherlaakson apteekki
ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Huumausainerekisteri (Viherlaakson apteekki)
– Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri (Viherlaakson apteekki)
– Tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily rekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Kanta-asiakasrekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
- Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet
apteekista (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
MUUT:
– Apteekin verkkosivut (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat (Viherlaakson apteekki
ja Suomen apteekkituotteet Oy)
– Schengen-todistukset (Viherlaakson apteekki)
– Laskujen perintä ja luottotiedot (Viherlaakson apteekki ja Suomen apteekkituotteet Oy)
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Lääkemääräysrekisteri:
Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista
ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kelan välisen
suorakorvaussopimuksen perusteella. Asiakkaan ollessa laskutusasiakas kirjataan myös
laskutustiedot.
Rekisterin ylläpitäminen perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin:
Lääkelaki 395/1987, 57 § Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 15 luku 9 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 § Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti
pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu apteekin ja asiakkaan
(henkilö- kaupunki ja/tai yritysasiakas) väliseen sopimukseen.
Rekisteri on perustettu annosjakelussa olevien asiakkaiden lääkekorttien säilyttämiseksi.
Lääkekorteissa on asiakkaiden nimet, henkilötunnukset ja asiakkaiden voimassa oleva säännöllinen ja
tarvittaessa käytettävä lääkitys. Annoskortit tarvitaan, että voidaan tilata kunkin asiakkaan
voimassa oleva lääkitys alihankkijalta.
Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri:
Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti
pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu apteekin ja asiakkaan
(henkilö- kaupunki ja/tai yritysasiakas) väliseen sopimukseen.
Rekisteri on perustettu annosjakelussa annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistojen säilyttämiseksi.
Henkilötiedot tarvitaan, että voidaan tehdä tarvittavat muutokset oikealle henkilölle.
Apteekkisopimusrekisteri:
Apteekkisopimus on kirjallinen sopimus, jonka tavoitteena on hyödyttää potilaita,
joilla on päihde- tai lääkeriippuvuus ja siihen on lääkehoito, yleensä suunnitelmallisessa
vieroitustarkoituksessa. Sopimusta voidaan käyttää myös ennaltaehkäisevästi estämään riippuvuuden
muodostumista potilailla, jotka käyttävät pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä (ns.
pkv- lääkkeitä) tai huumausaineita ja psykotrooppisia aineita sisältäviä lääkevalmisteita (Fimean
luettelot pkv- lääkevalmisteista sekä huumausaineita ja psykotrooppisia aineita sisältävistä
lääkevalmisteista). Sitä voidaan käyttää myös potilailla, joilla on hoidollisesta syystä tarpeen
rajata näiden lääkkeen saantia tai kun potilaalle määrätään väärinkäyttöön soveltuvia
lääkevalmisteita.
Sopimuksen osapuolet ovat pkv-lääkehoidossa oleva potilas ja häntä hoitava lääkäri. Lisäksi
valitulla sopimusapteekilla on tärkeä rooli yhteistyössä sopijaosapuolien kanssa.
Allekirjoittamalla sopimuksen potilas sitoutuu vain yhden lääkärin tai hoitopaikan pkv-lääkehoitoon
ja käyttämään vain yhtä apteekkia noutaessaan pkv-lääkkeitä tai muita sopimuksen piiriin
kuuluvia lääkkeitä. Tiliasiakasrekisteri:
Tiliasiakasrekisteri sisältää asiakkaiden ja/tai edunvalvojien henkilö- ja osoitetiedot sekä
tarvittaessa suoraveloitustiedot. Rekisteriä käytetään apuna lääkkeiden ja muiden
apteekkituotteiden toimitusta varten sekä tiliasiakkaan laskutukseen liittyen.
Asiakkuudenhallintarekisteri:
Farmaseuttisessa asiakaspalvelussa käytetään lääkeneuvonnan tukena lääketoimitusten tiedonhallinnan
työkalua, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat
tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa
farmaseuttista henkilökuntaa havaitsemaan muun muassa lääkeaineiden haitallisia yhteisvaikutuksia.
Tilausliittymärekisteri:
Tilausliittymä on tarkoitettu hoitoyksikön, asiakkaan ja apteekin väliseksi tilauskanavaksi.
Tilausliittymän kautta hoitoyksikkö tai asiakas tilaa asiakkaansa lääkkeet ja muut tuotteet.
Tilausliittymä on sähköinen, internetin välityksellä toimiva tilaustenvälitysjärjestelmä, jolla
korvataan ja systematisoidaan apteekkien ja ns. suurtilausasiakkaiden välinen puhelin-, fax,
sähköposti- ja tilausliikenne. Järjestelmää käyttävät apteekin lisäksi apteekin asiakkaina olevat
tilausasiakkaat kuten hoitokodit ja kotisairaanhoidon yksiköt sekä yksityisasiakkaat. Järjestelmän
tietotokannan tiedot ovat lääke- ja potilastietoja, joiden sisällön saantiin on oikeus vain siihen
valtuutetuilla henkilöillä.
Kameravalvontarekisteri:
Ensisijaisesti kameravalvonnan tavoite on rikosten ennalta estäminen. Tavoitteena on myös oman
henkilökunnan turvallisuuden ja oikeusturvan takaaminen, samoin apteekin halussa olevan omaisuuden
ja
tiedon suojaaminen. Rekisteritietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä
tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.
Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri:
Apteekilla on lakiin perustuva tehtävä rekisteröidä myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen.
Huumausainerekisteri:
Apteekilla on Huumausainelakiin 373/2008 30§ perustuva tehtävä rekisteröidä huumausaineiden
luovuttaminen huumausainekirjanpitoon seurantalomakkeille.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus voi myöntää lääkelaissa tarkoitetun erityisluvan, jos
yksittäisen potilaan taikka eläimen tai eläinryhmän hoitoon ei ole käytettävissä muuta hoitoa tai
kun tällaisella hoidolla ei saatu toivottavaa tulosta. Kun erityislupahakemus toimitetaan
apteekkiin, apteekki hakee näissä tapauksissa lääkärin tai eläinlääkäri tekemällä ja
allekirjoittamalla erityislupahakemuksella lääkealan- turvallisuus- ja kehittämiskeskukselta lupaa
tällaisen valmisteen toimittamiseksi.
Tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily rekisteri:
Tuotevirheellä tarkoitetaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen mukaisesti tässä
yhteydessä apteekissa, valmistetussa ja sieltä luovutetussa, ihmis- tai eläinkäyttöön tarkoitetussa
lääkkeessä tai sen pakkauksessa esiintyvää laatupoikkeamaa, joka koskee koko erää, sen osaa tai
yksittäistä pakkausta.
Määräystä sovelletaan myös tilanteissa, jolloin lääkevalmisteeseen sisältyvän lääke- tai apuaineen
CEP (Certificate of the European Pharmacopoeia) on lakannut olemasta voimassa tai lääkkeen
valmistuspaikka ei täytä lääkkeiden hyvien tuotantotapojen (GMP) vaatimuksia. Lisäksi määräystä
sovelletaan lääkkeiden laillisessa jakeluketjussa havaittavissa lääkeväärennöstapauksissa.
Tuotevirheet jaotellaan kolmeen eri luokkaan (Luokat 1-3) sekä muihin tuotevirheisiin.
Kanta-asiakasrekisteri:
Apteekki kuuluu Hyvän mielen apteekkien apteekkiketjuun. Kanta-asiakasrekisteri on apteekin
tietojärjestelmässä. Asiakkaat saavat ostokertymäalea ei-lääkkeellisistä tuotteista. Viherlaakson
apteekin kanta-asiakasjärjestelmä muuttui 1.6.2023 apteekin liittyessä Hyvän mielen apteekkien
apteekkiketjuun. Vanhoja apteekin kanta-asiakkaita tiedotettiin kanta-asiakasjärjestelmän
muutoksesta apteekissa reseptiasioinnin yhteydessä vuoden 2023 aikana ja tarjottiin mahdollisuutta
liittyä uuteen kanta- asiakasjärjestelmään. Vanhat kanta-asiakkaat eivät automaattisesti liittyneen
uuteen kanta- asiakasjärjestelmään.
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.
Apteekki käsittelee henkilötietoja henkilön allekirjoittaman kanta-asiakassopimuksen perusteella.
Kun asiakas on liittynyt kanta-asiakkaaksi allekirjoittamalla sopimuksen, olemme pyytäneet häneltä
suostumusta markkinointiin koskien apteekkiketjun tiedotteita ja tarjouksia. Markkinointi tapahtuu
pääasiassa kanta-asiakaspostin ja sähköpostin välityksellä. Tiedotteet ja tarjoukset tulevat
asiakkaalle suoraan apteekkiketjulta ja/tai apteekilta.
Rekisterin tarkoitus on Viherlaakson apteekin kanta-asiakasrekisterin ylläpito. Rekisteriä
käytetään erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, joita voi olla markkinoinnin
kohdentaminen, sähköpostiviesti, kirje, tekstiviesti ja muut markkinointiviestit.
Kanta-asiakasrekisterin avulla seuraamme asiakkaan ostokertymää, jonka perusteella hän saa erikseen
kanta-asiakassopimuksessa määritetyistä ostoistaan alennuksia.
Apteekkiketjun toimistolta viestitään kanta-asiakkaille kampanjoista ja tarjouksista. Viestiminen
tapahtuu sähköpostitse ja/tai tekstiviestitse. Asioinnin yhteydessä kertyviä osto- ja
asiointitietoja voidaan hyödyntää markkinoinnin kohdentamisessa myös apteekin tietojärjestelmiä
hyväksi käyttäen. Kanta-asiakastietoja käsitellään asiakkaan asioinnin yhteydessä,
markkinointitoimenpiteiden yhteydessä ja muihin asiakkuuteen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Apteekki ja Hyvän mielen apteekit Oy toimivat apteekin ja koko apteekkiketjun sähköisen kanta-
asiakasviestintäjärjestelmän ylläpitäjänä. Hyvän mielen apteekit Oy toimii apteekin alihankkijana
kanta- asiakasohjelman teknisen toteutuksen osalta ja on näin ollen tietosuojalainsäädännön
tarkoittama henkilötietojen käsittelijä liittyen sähköiseen markkinointiin.
Liittyessäsi kanta-asiakasohjelmaamme Hyvän mielen apteekit Oy:n ylläpitämien internet-sivujen
välityksellä, olemme pyytäneet sinulta suostumustasi henkilötietojesi käsittelemiseksi. Kysyimme
samalla, saammeko lähettää sinulle mainoksia sähköpostitse tai muulla tavalla. Voit peruuttaa nämä
suostumukset henkilötietojesi käsittelemiseksi milloin tahansa.
Apteekki säilyttää kanta-asiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan
henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa kanta-asiakassopimuksen. Apteekki säilyttää
henkilötietoja niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet
apteekista:
Apteekki tarkistaa listasta, että asiakkaan lääkkeitä hänen nimellänsä tulleen hoitajan tai muun
vastaavan henkilön tiedot löytyvät henkilölistasta, jossa kyseinen henkilö on valtuutettu noutamaan
apteekista asiakkaan lääkkeitä tai muita ei-lääkkeellisiä itsehoitotuotteita.
Verkkosivut:
Apteekkimme verkkosivuilla käytetään vain välttämättömiä evästeitä, jotka ovat välttämättömiä
sivujen toiminnan kannalta.
Evästeiden käyttö on täysin sallittua ja tavallista, mutta tietosuoja-asetuksen mukaan niistä on
kerrottava www.sivujen käyttäjälle. Evästeistä ilmoitetaan käyttäjälle ensimmäisen sivustovierailun
yhteydessä pop-up- viestillä.
Verkkosivuillamme on palautelaatikko. Palautelaatikon kautta asiakkaamme voivat jättää meille
palautetta toiminnastamme.
Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat:
Kela velvoittaa apteekkeja sähköisesti tarkistamaan asiakkaan oikeuden suorakorvaukseen Kelan
suorakorvaustietojen kyselypalvelusta jokaisen lääkeoston yhteydessä (Apteekkien SV-ohjeet).
Apteekki vähentää samalla lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan
maksamia korvauksia. Kun apteekissa haetaan sähköisesti asiakkaan suorakorvaustietojen
kyselypalvelusta tietoja asiakkaan suorakorvaukseen liittyen saavat apteekit sähköisesti samalla
tiedon mahdollisesta maksusitoumuksesta (toimeentulolaskutus). Maksusitoumus näkyy apteekeissa
päätöksen myöntämistä seuraavana päivänä.
Schengen-todistukset:
Apteekilla on lakiin perustuva tehtävä myöntää Schengen-todistuksia.
Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan
kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus
matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle
henkilölle.
Laskujen perintä ja luottotiedot:
Tiliasiakkaiden perustamisen yhteydessä apteekin tiliasiakasohjelmaan tarkistetaan asiakkaan
luottotiedot palvelun tarjoajalta Ropo Capital Oy:ltä.
Apteekki tarjoaa asiakkailleen laskutuspalvelua, jonka toteuttaa apteekin alihankkija Ropo Capital
Oy. Ropo Capital lähettää asiakkaille laskut ja perintälaskut apteekin puolesta. Laskutuspalvelu
perustuu asiakkaan suostumukseen.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
• Laskutus ja maksuvalvonta, johon kuuluvat myös myyntireskontratietojen seuranta ja ylläpito sekä
tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä
• Ammattimaiseen perintätoimeksiantojen hoitamiseen vapaaehtoisessa ja oikeudellisessa perinnässä
sekä perintäasioihin liittyvissä riita-, rikos- ja konkurssi-, velkajärjestely-, yrityssaneeraus-
ja hakemusasioissa, sekä muissa perintään liittyvissä tehtävissä
• Raportointiin, seurantaan, valvontaan, koulutukseen, liiketoiminnan ja palveluiden testaamiseen
ja kehittämiseen, palvelutapahtumien todentamiseen, konsultointiin ja asiakassuhteen hoitoon
liittyvissä tilanteissa. Esimerkiksi puhelintallenteita käytetään asiakaspalvelun kehittämiseksi
sekä asiakastapahtumien varmistamiseksi.
• Riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseksi
• Luottotietotoiminnan harjoittajan luottotietorekisteristä peräisin olevien luottotietojen
tallentaminen ja välittäminen toimeksiantajina toimiville sopimusasiakkaille luottotietolain
säännösten mukaisesti sekä luottotietojen käyttäminen perintätoimenpiteistä päättämiseksi
• Profilointia ja automaattista päätöksentekoa varten. Profilointia käytetään muun muassa
perintään edenneiden velkojen maksutapatiedon keräämiseen sekä maksukyvyn arviointiin ja
automaattista päätöksentekoa puolestaan maksutapatiedon perusteella saatavan soveltuvimman
perintätoimen ajankohdan ja tavan valintaan. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko ei aiheuta
rekisteröidylle oikeusvaikutuksia eikä muitakaan vastaavia merkittäviä vaikutuksia
• Lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi muun muassa viranomaisselvitysten
laatimiseksi.
• Ropo Capitalin palveluihin liittyviin tutkimuksiin.
Rekisteröidystä käsitellään vain tarkoituksen ja asian hoitamisen kannalta tarpeellisia
henkilötietoja.
Rekisteröityjä tietoja käytetään myös ammattimaiselle perinnänharjoittajalle laissa säädettyjen
velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän harjoittamassa tilastoimistarkoituksessa,
jolloin tietoja käytetään niin, että niitä ei voida tunnistaa tiettyjä henkilöitä koskeviksi.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
• Sopimus, jonka osapuolena rekisteröity on, täytäntöönpaneminen ja toimeksiantajan ja/tai Ropon
oikeutettu etu saada maksusuoritus, korot ja perintäkulut
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteet. Tietyt rekisteröidyn haluamat toimet häneen
kohdistuvaa laskutusta ja perintää koskien saattavat vaatia häntä antamaan henkilötietoja, joita
ilman kyseisiä toimia ei voida toteuttaa joko lainsäädännön velvoitteista tai sopimukseen
perustuvista vaatimuksista.
5. REKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT
Lääkemääräysrekisteri:
Lääkemääräysrekisteriin tallentuu asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, korvaukseen
oikeuttavat sairausnumerot, työpaikkakassan jäsenyys ja veteraanimerkintä.
Rekisteriin tallentuva myös asiakkaalle toimitetun lääkkeen nimi, vahvuus, pakkauskoko ja
tuotenumero tai apteekissa valmistetun lääkkeen koostumus, tieto lääkevaihdosta poikkeamisesta,
lääkkeen kokonaismäärä reseptissä, toimitettu ja jäljelle jäävä määrä, hinta, lääkekorvauslaji,
erityiskorvattavista ja rajoitetusti korvattavista sekä lisäkorvattavista lääkkeistä edellisen
toimituksen päivämäärä ja toimitettu lääkemäärä, korvauksen perusteena oleva lääkkeen määrääjän
reseptiin kirjaama lisäselvitys, käyttöohje, lääkkeen määrääjän nimi ja yksilöintitunnus,
ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, reseptin päiväys ja laatu.
Lisäksi rekisteriin tallentuu tieto maksajasta, jos maksaja on muu kuin potilas (esim.
vakuutusyhtiö, Kela/Totu tai edunvalvoja), tiedot sv-korvattavan palkkion suuruudesta
(puhelinreseptit tai puhelimitse uusittu resepti), ostokertaa koskevat lisätiedot, alkuomavastuun
määrä ennen ja jälkeen toimituksen, kokonaishinta sekä korvattu hinta.
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kelan
ylläpitämään valtakunnalliseen Kanta-palveluun.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat asiakkaan lääkemääräykset, Kelan suorakorvaustietojen
kyselypalvelu ja asiakkaan Kelakortti.
Tietojen säilyttäminen
Apteekit voivat säilyttää lääkemääräysrekisterin tietoja sähköisessä aktiivirekisterissä reseptin
voimassaoloajan (13 kk). Tämän ajan puitteissa apteekki voi käyttää tietoja lääkkeiden käytön
ohjaukseen ja muuhun toiminnalliseen tarkoitukseen ilman erillistä, asiakkaan antamaa lupaa.
Tätä vanhempia tietoja ei ilman asiakkaan lupaa saa käyttää muuhun kuin valvontaviranomaisten
edellyttämiin tarkoituksiin. Valvontatoiminnassa tarvittavia tietoja voidaan säilyttää 5 vuoden
ajan. (Tietosuojavaltuutetun kannanotto Dnro 793/41/97, 21.10.1999).
Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne joudu ulkopuolisten
saataville. Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Apteekille tulevissa lääkekorteissa on asiakkaan nimi- ja sosiaaliturvatunnus, annosjaeltujen
lääkkeiden toimituspaikka, asiakkaan lääkitys (lääkkeiden nimet, vahvuudet ja annostelut).
Säännönmukaiset tietolähteet
Annosjakelukortit tulevat apteekkiin kotihoidosta/palvelutalosta/asiakkaalta. Perusteena on
annosjakeluasiakkaan kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Apteekit voivat säilyttää lääkekorttirekisterin tietoja 12 kuukautta. Tämän ajan puitteissa
apteekki voi käyttää tietoja lääkkeiden käytön ohjaukseen ja muuhun toiminnalliseen tarkoitukseen
ilman erillistä, asiakkaan antamaa lupaa.
Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään tietoturvallisesti niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne
joudu ulkopuolisten saataville.
Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri:
Manuaalisessa tilauslistassa on seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus, annosjaeltavien
lääkkeiden toimituspaikka ja annosjaeltaviin lääkkeisiin tehtävät muutokset.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tilauslistat tulevat apteekkiin kotihoidosta/palvelutalosta. Hoitajat ovat velvollisia ilmoittamaan
apteekille lääkärin määräämistä lääkitysmuutoksista annosjakeluasiakkaan annosjaeltavien
annosjakelupussien lääkkeisiin. Perusteena on asiakkaan kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Apteekki säilyttää tilauslistoja 12 kuukauden ajan. Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään tietoturvallisesti niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne
joudu ulkopuolisten saataville.
Apteekkisopimusrekisteri:
Apteekille tulevissa apteekkisopimuksessa on asiakkaan nimi, henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis-
ja päättymistiedot sekä lääkkeet, joita sopimus koskee. Nämä tiedot kirjataan myös
tietoturvalliseen sähköiseen apteekkisopimusjärjestelmään, jossa kukin apteekki toimii
rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä
ylläpidosta huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto.
Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja.
Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä
saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu
lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta
vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä. Apteekin reseptinkäsittelyohjelma tarkistaa
automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa
Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa
apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus
toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen
asiakkaan sopimusapteekista.
Säännönmukaiset tietolähteet
Apteekkisopimus tulee apteekkiin lääkäriltä tai asiakkaalta. Perusteena on apteekkisopimusasiakkaan
kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Asiakas antaa kirjallisessa suostumuksessa suostumuksensa tallentaa hänen tietonsa
apteekkisopimuksesta sähköiseen asiakasrekisteriin. Paperisia tietoja säilytetään, kunnes sopimus
purkautuu. Apteekkisopimuksen päättyä myös sähköiset tiedot sopimukseen liittyen poistetaan.
Muiden, kuin apteekkisopimusasiakkaiden tietojen kyselyitä ja niiden tuloksia ei koskaan tallenneta
apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.
Tietojen hävittäminen
Apteekkisopimuksen voi purkaa potilas tai lääkäri. Apteekki ei voi purkaa sopimusta, koska se ei
ole varsinainen sopijaosapuoli. Apteekin tulee kuitenkin välittömästi tiedottaa hoitavalle
lääkärille esimerkiksi potilaan väkivaltaisesta tai uhkaavasta käytöksestä apteekissa. Jos asiakas
käyttäytyy toistuvasti uhkaavasti tai väkivaltaisesti apteekissa, lääkärin tulee purkaa sopimus,
vaikka hoitosuhde muuten jatkuisi. Lääkärille tulee tiedottaa myös, jos potilas jättää
noudattamatta sopimusta ja esimerkiksi yrittää hakea sopimuslääkkeitä muista apteekeista. Tällöin
hoitava lääkäri voi purkaa sopimuksen. Jos sopimus purkautuu, apteekit poistavat sopimusta koskevat
tiedot rekisteristään.
Potilas voi purkaa sopimuksen ainoastaan sopimukseen merkityn hoitavan lääkärin vastaanotolla.
Lääkäri tiedottaa sopimuksen purkamisesta sopimukseen merkitylle apteekille ja apteekki tiedottaa
edelleen muille apteekeille sovitun käytännön mukaisesti.
Jos sopimus purkautuu, apteekit poistavat tietoturvallisesti sopimusta koskevat tiedot
rekisteristään. Tiliasiakasrekisteri:
Tiliasiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,
postinumero ja – toimipaikka sekä puhelinnumero. Rekisterissä on myös mahdollinen tieto
palvelukodista, hoitoyksiköstä ja asiakkaan mahdollisesta edunvalvojasta. Lisäksi lomakkeessa on
laskutustiedot (laskutusosoite) ja tieto haluaako asiakas laskunsa suoraveloituksena, E-laskuna vai
paperisena laskuna.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiliasiakassopimus tulee apteekkiin hoivakodilta, asiakkaalta, kotisairaanhoidosta tai asiakkaan
edunvalvojalta ja siinä on heidän täyttämät tiedot. Perusteena on tilisopimusasiakkaan kirjallinen
suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Asiakas antaa kirjallisessa suostumuksessa suostumuksensa tallentaa hänen tietonsa
tiliasiakassopimuksesta tiliasiakasrekisteriin. Apteekki säilyttää paperisia ja sähköisiä tietoja
niin pitkään, kunnes saa ilmoituksen tiliasiakkuuden loppumisesta ja asiakas on tilisopimukseen
perustuen maksanut kaikki avoimet laskut.
Tietojen hävittäminen
Tiliasiakassopimuksen voi purkaa asiakas, kotihoito, palvelutalon työntekijä tai asiakkaan
edunvalvoja.
Jos sopimus purkautuu, apteekki poistaa sopimusta koskevat tiedot rekisteristään ja
tiliasiakassopimuspaperit hävitetään tietoturvallisesti, kunnes kaikki laskut on maksettu. Sopimus
purkautuu automaattisesti myös tilanteessa, kun mahdollinen tieto asiakkaan kuolemasta on tullut
apteekkiin ja laskut maksettu.
Asiakkuudenhallintarekisteri:
Asiakkuudenhallintarekisteriin tallentuu sähköisesti asiakkaan nimi, henkilötunnus sekä asiakkaalle
apteekistamme toimitetut reseptilääkkeet ja muut tuotteet, valmisteiden vahvuudet, toimitusmäärät,
annostukset ja päivämäärä, milloin kyseiset lääkkeet on toimitettu.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot tallentuvat asiakkuudenhallintarekisteriin asiakkaalle toimitettujen reseptien ja muiden
tuotteiden mukaisesti automaattisesti.
Tietojen säilyttäminen
Tiedot säilyvät asiakkuudenhallintarekisterissä yhden vuoden ajan ja sen jälkeen ne poistuvat
tietoturvallisesti järjestelmästä automaattisesti.
Tietojen hävittäminen
Asiakkaan tiedot poistuvat tietoturvallisesti järjestelmästä automaattisesti tietoturvallisesti
vuoden kuluttua. Tilausliittymärekisteri:
Tilausliittymärekisterin tiedot ovat sähköisiä tallenteita. Apteekin tilausliittymärekisteriin
tallentuu asiakkaan nimi ja henkilötunnus sekä tilauksen tehneen hoitajan tiedot ja toimipaikka.
Tilausrekisteriin on asiakkaan kohdalle voitu edunvalvojan toimesta tehdä ostorajoitus / kuukausi.
Lisäksi rekisteriin tallentuu tilatun ja toimitetun lääkkeen tai muun tuotteen nimi, vahvuus ja
pakkauskoko, tilaus- ja tilauksen käsittelypäivämäärä sekä tilaajan antamat lisätiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat Kelan Kanta-palvelun tiedot, Kelan suorakorvaustiedot,
asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot, työntekijän havaintoihin
liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot ja asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa
tehdyn sopimuksen kautta saadut tiedot.
Tietojen säilyttäminen
Tiedot säilytetään järjestelmässä 13 kuukautta ja sen jälkeen ne poistuvat tietoturvallisesti
automaattisesti järjestelmästä.
Tietojen hävittäminen
Tiedot säilytetään järjestelmässä 13 kuukautta ja sen jälkeen ne poistuvat tietoturvallisesti
automaattisesti järjestelmästä.
Kameravalvonnan rekisteri:
Rekisteriin tallentuvat tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Kuvan lisäksi
rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri muodostuu apteekin tarpeellisiin paikkoihin sijoittamien kameroiden välittämästä
analogisesta tai digitaalisesta tallenteesta.
Tietojen säilyttäminen
Rekisterin tietoja säilytetään tarpeelliseksi todettu aika. Sen jälkeen tieto säännönmukaisesti
tuhoutuu uuden tallenteen alle.
Tietojen hävittäminen
Tieto tuhoutuu säännönmukaisesti uuden tallenteen alle.
Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri:
Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot:
Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkaan ostaman kemikaalin nimi, määrä
sekä käyttötarkoitustiedot.
Kemikaalin vastaanottajan on todistettava henkilöllisyytensä sekä päivättävä ja allekirjoitettava
lomake. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta. Rekisteriin lisätään asiakkaan ostaman
kemikaalin nimi, määrä sekä asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus.
Tietojen säilyttäminen
Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus rekisteröidä apteekista toimitetun kemikaalin
vähittäismyynti asiakkaalle. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.
Tietojen hävittäminen
Lakiin perustuvan säilytysvelvollisuuden jälkeen apteekki hävittää tiedot toimitetuista kemikaalien
vähittäismyynneistä tietoturvallisesti.
Huumausainerekisteri:
Huumausainerekisteriin tallennetaan asiakkaalle toimitetun huumausaineen nimi, vahvuus,
pakkauskoko, tuotenumero, toimituspäivämäärä, toimitettujen pakkausten lukumäärä, asiakkaan nimi ja
lääkkeen määränneen lääkärin nimi ja sv-numero.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaan sähköisestä reseptistä Kanta-palvelusta.
Tietojen säilyttäminen
Apteekilla on lakiin perustuva kirjanpitovelvollisuus toimittamiansa huumausaineita vastaan.
Kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana se on
laadittu.
Tietojen hävittäminen
Lakiin perustuvan säilytysvelvollisuuden jälkeen apteekki hävittää tiedot toimittamistansa
huumausaineista tietoturvallisesti.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Erityislupahakemus sisältää asiakkaan nimen, henkilötunnuksen, lääkevalmisteen nimi, vahvuus,
lääkemuoto, vaikuttava aine, lääkkeen määrä, valmistaja, maahantuoja, lääketukkukauppa ja
kulutukseen luovuttajan (apteekin) tiedot. Lisäksi hakemuksessa on lääkkeen määrääjän antama
selvitys niistä erityisistä sairaanhoidollisista syistä, joiden takia valmistetta tarvitaan.
Hakemukseen liitetään myös kopio asiakkaan reseptistä ja valmisteyhteenveto tai vastaava selvitys
uudesta erityislupavalmisteesta.
Erityislupahakemuksen osalta apteekin tulee arkistoida tiedot, milloin reseptilääkevalmiste on
toimitettu ja kenelle.
Tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily rekisteri:
Paperiseen tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily lomakkeeseen tallennetaan seuraavat tiedot: Apteekin
nimi, osoite, puhelinnumero, ja sähköpostiosoite. Asiakkaan tiedoista tallennetaan asiakkaan nimi,
osoite,
puhelinnumero ja sähköpostisoite. Lomakkeeseen tallennetaan myös, milloin virhe on havaittu, kuka
on täyttänyt lomakkeen, miten valmiste on säilytetty ja muu asiakkaan käyttämä lääkitys. Lisäksi
lomakkeessa kysytään epäiltävän valmisteen nimi, vahvuus, pakkauskoko, eränumero, kestoaika ja
myyntiluvan haltija. Lisäksi lomakkeeseen kirjataan apteekin tekemät toimenpiteet, milloin on tehty
ilmoitus tuotevirhe- epäilystä, kuka teki ilmoituksen, mihin ilmoitus tehtiin (suoraan
myyntiluvanhaltijalle, tukkuliikkeeseen (Oriola, Tamro, Magnum, Medifon, Vitabalans, Naviter,
Loreal jne). Kuka on ottanut apteekin tekemän ilmoituksen vastaan, hänen nimi, puhelinnumero ja
yrityksen puhelinnumero. Lisäksi lomakkeessa on kohta, mitä toimenpiteitä myyntiluvanhaltija on
esittänyt apteekille. Lomakkeeseen täytetään, milloin tuote on lähetetty myyntiluvanhaltijalle,
miten se on lähetetty ja onko saatteeksi laitettu kopio lomakkeesta. Lisäksi lomakkeeseen tulee
merkinnät, milloin myyntiluvan haltija on antanut selvityksen apteekille, jos selvitys ei ole
mennyt suoraan asiakkaalle, onko apteekki ja asiakas saanut hyvitystä tuotteesta, milloin asiakasta
on tiedotettu myyntiluvan haltijan vastauksesta (mikäli asiakas on halukas saamaan vastauksen).
Asiakkaalle annetaan hyvitys tuotteesta vasta, kun on saatu asiaan lupa tuotteen valmistajalta tai
maahantuojalta.
Lopuksi lomakkeessa on päivämäärä, jolloin tuotevirhe on loppuun käsitelty. Säännönmukaiset
tietolähteet
Asiakkaalta saadut tiedot sekä tiedot tuotevirhe-epäillystä tuotteesta. Tietojen säilyttäminen ja
hävittäminen
Tuotevirheeseen ja -epäilyyn liittyviä tietoja säilytetään Lääkealan turvallisuus- ja
kehittämiskeskuksen määräyksen mukaisesti 5 vuotta.
Kanta-asiakasrekisteri:
Kun olet liittynyt kanta-asiakkaaksi, on sinulta kerätty seuraavia henkilötietoja: Rekisteröidyn
nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Kanta-asiakasohjelmaan liittyvät tiedot: asiakasnumero, kanta-asiakasohjelman hyödyntämiseen
liittyvät tiedot, tiedot koskien aiemmin ostamiasi reseptivapaita lääkkeitä sekä mieltymyksiäsi
niihin liittyen, tiedot koskien antamiasi suostumuksia henkilötietojesi käsittelyyn.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn allekirjoittama kanta-asiakassopimuslomake ja Hyvän mielen apteekit Oy:n ylläpitämän
internetsovelluksen kautta tapahtuva liittyminen.
Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen
Apteekki poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää
liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Apteekkia
poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen
este. Apteekki säilyttää kanta-asiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu
poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa kanta- asiakassopimuksen. Tietoja ei
kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet
apteekista: Säännönmukaiset tietolähteet
Listaan on kotisairaanhoidon/palvelutalon tai muun vastaavan yksikön vastaava hoitaja tai
asianomaisen yksikön johtaja tai esimies kirjannut niiden henkilöiden nimet, jotka ovat
oikeutettuja noutamaan asiakkaiden lääkkeitä ja ei-lääkkeellisiä itsehoitotuotteita apteekista
asiakkaan nimellä.
Lista on kotisairaanhoidon/palvelutalon tai muun vastaavan yksikön vastaavan hoitajan tai
asianomaisen yksikön johtajan tai esimiehen apteekille luovuttama.
Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen
Vanhoja listoja henkilöistä, jotka voivat noutaa lääkkeitä ja ei-lääkkeellisiä itsehoitotuotteita
apteekista säilytetään vuoden ajan siitä päivämäärästä, kun uusi vastaava lista on toimitettu
apteekkiin. Listat hävitetään tietoturvallisesti.
Apteekin verkkosivut:
Apteekin verkkosivuilla käytetään vain välttämättömiä evästeitä.
Apteekin verkkosivujen palautelaatikkoon täytetään viestin aihe, palautteen lähettäjän nimi,
osoite, puhelinnumero, sähköpostisosoite ja varsinainen viesti. Palautteen voi jättää myös
nimettömänä.
Palautelaatikon kautta lähetetty palaute ei tallennu verkkosivujärjestelmään, vaan ohjautuu
apteekin sähköpostiin. Palaute käsitellään apteekissa ja hävitetään heti sen jälkeen
tietoturvallisesti, kun palautteeseen on reagoitu.
Säännönmukaiset tietolähteet
Apteekin verkkosivuilla toimivat vain välttämättömät evästeet. Tietojen säilyttäminen ja
hävittäminen
Eväste voidaan tallentaa käyttäjän koneelle pysyvästi.
Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat:
Apteekin tietojärjestelmään tallentuu tieto asiakkaan saamasta kelan suorakorvauksesta,
mahdollisesta kelan myöntämästä maksusitoumuksesta, vakuutusyhtiöstä ja työpaikkakassasta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Kela velvoittaa apteekkeja sähköisesti tarkistamaan asiakkaan oikeuden suorakorvaukseen Kelan
suorakorvaustietojen kyselypalvelusta jokaisen lääkeoston yhteydessä (Apteekkien SV-ohjeet).
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kelan
ylläpitämiin valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat
reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt.
Tietojen säilyttäminen
Maksusitoumuksen tiedot näkyvät Kelan reseptikeskuksessa niin kauan kuin maksusitoumus on voimassa.
Maksusitoumus tallentuu apteekissa asiakkaalle maksusitoumuksella toimitetun ostokerran yhteyteen
sähköiseen lääkemääräysrekisteriin.
Lääkemääräysrekisterin ylläpitäminen perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: Lääkelaki
395/1987, 57 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 15 luku 9 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 §
Tietojen hävittäminen
Kela hallinnoi asiakkaan suorakorvaustietojen näkymistä kyselypalvelussa.
Kela hallinnoi maksusitoumuksen ja muiden tietojen näkymistä Kelan sähköisessä tietokannassa.
Schengen-todistusrekisteri:
Schengen-todistusten myöntämisen yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja:
lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei
tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin.
Säännönmukaiset tietolähteet
Schengen-todistuksen kirjoittamiseen tarvittavat tiedot saadaan sähköisestä reseptikeskuksesta
asiakkaan tietojen kohdalta. Asiakkaan tietojen hakeminen kelan reseptikeskuksesta perustuu
asiakkaan suulliseen suostumukseen.
Tietojen säilyttäminen
Apteekki säilyttää Schengen-todistuksen kirjoittamiseen liittyviä tietoja 1 vuoden ajan todistuksen
voimassaoloajan päättymisestä. Apteekin on rekisteröitävä kirjoittamisensa Schengen-todistusten
lukumäärä/vuosi Fimean kyselyä varten.
Tietojen hävittäminen
Apteekki hävittää Schengen-todistuksesta muodostuneen asiakirjan tietoturvallisesti, kun 1 vuosi on
kulunut todistuksen voimassaoloajan päättymisestä.
Laskujen perintä ja luottotiedot:
Ropo kerää ja käsittelee rekisteröidyistä palveluidensa tarjoamisen kannalta tarpeellisia tietoja.
Tämä koskee toimeksiantajalta saatuja tietoja, rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista
lähteistä kerättyjä tietoja.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
• Yksilöinti- ja yhteystiedot, esimerkiksi nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite,
puhelinnumero, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot
• Perintään ja laskutukseen liittyvät tiedot, esimerkiksi laskutus- ja/tai perintäasiakkaiden
asiakasnumero, laskutus- eli myyntireskontratiedot, saatavaa, saatavan määrää ja perustetta sekä
sen maksamista koskevat tiedot, toimeksiannon asianumero ja sen käsittelyvaihetta koskevat tiedot,
perintätoimenpiteitä ja perinnän vaihetta koskevat tiedot, laskutettavan ja/tai perittävän
asiakkaan itse antamat tiedot, viranomaisilta ja julkisista rekistereistä saatavat toimeksiannon
hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten julkiset luottotiedot, viranomaispäätökset ja
täytäntöönpanotiedot, toimeksiantajan ilmoittamat laskutus- ja/tai perintätoimeksiannon hoitamisen
kannalta tarpeelliset tiedot, ajoneuvon omistaja- ja haltijatiedot, asiakaspalvelun kanssa käydyt
puhelinkeskustelut ja muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot toimeksiantajasta
ja toimeksiannon kohteesta.
• Tiedot asiaan liittyvistä kolmansista tahoista, esimerkiksi yhteyshenkilöiden tai edunvalvojien
nimet ja yhteystiedot
• Luoton myöntämiseen ja valvomiseen liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi luottotiedot sekä
maksukäyttäytymistä koskevat tiedot
• Käyttäjätiedot sähköisiin palveluihin, esimerkiksi käyttäjätunnus ja kryptattu salasana
• Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot, rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Ropon
palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla ja
kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi,
verkko- osoite, istunnon aika ja kesto.
Säännönmukaiset tietolähteet
• Toimeksiantajat, tässä yhteydessä apteekki (toimeksiantoa, laskutus- ja/tai perintäasiakasta ja
saatavaa koskevat tiedot)
• Laskutus- ja perintäasiakkaat (asiakasta itseään sekä saatavaa ja maksuja koskevat
tiedot)
• Rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta (laskutukseen ja/tai perintään liittyvät
tiedot)
• Väestörekisteri (osoite- ja henkilötiedot sekä edunvalvontatiedot)
• Oikeusrekisterikeskus (konkurssi-, yrityssaneeraus- ja velkajärjestelytiedot)
• Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisterit (julkiset
maksuhäiriötiedot)
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (yritys- ja yhteisötiedot)
• Verottaja (Julkiset verotiedot)
• Patentti- ja rekisterihallitus (laskutus- ja/tai perintäasiakkaan yksilöintitiedot)
• Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyritykset (puhelinnumerot ja osoitetiedot)
• Maistraatit (edunvalvontatiedot)
• Liikenne- ja viestintävirasto Traficom (ajoneuvon omistaja- ja haltijatiedot)
• Lisäksi tietoa saadaan tuomioistuimilta, esitutkintaviranomaisilta, ulosottoviranomaisilta sekä
työvoimaviranomaisilta
Tietojen säilyttäminen
Ropo säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa
määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja
pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai
raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Ropo tarvitse tietoja
oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Ropo säilyttää laskutus- ja perintäasiakkaana olevien rekisteröityjen henkilötietoja kyseisen
laskutuksen ja/tai perinnän vaatiman ajan ja lainsäädännön tämän jälkeen vaatiman ajan.
Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Tietojen hävittäminen
Sopimuksen päätyttyä Ropo Capital poistaa kohtuullisessa ajassa ne sopimuksen perusteella asiakkaan
lukuun käsitellyt henkilötiedot, joita soveltuvan lainsäädännön vuoksi ei ole perusteltua
säilyttää. Ropo Capital säilyttää henkilötietoja sen aikaa kuin se on soveltuvan lainsäädännön
vuoksi perusteltua, minkä jälkeen ne sopimussuhteen loputtua poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Soveltuvan tietosuojalainsäädännön niin vaatiessa, Ropo Capital pitää käsittelijänä selostetta
käsittelytoimista valvontaviranomaista varten.
6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Lääkemääräysrekisteri:
Tietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa kirjallisella
suostumuksella tai lainsäädäntöön kirjatun perusteen mukaisesti.
Lainsäädäntöön perustuen tietoja luovutetaan seuraavissa tapauksissa: – Kansaneläkelaitos ja
sairauskassat
Peruste: Lääkkeiden suorakorvausmenettelyn toteuttaminen (sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1
§).
Luovutettavat tiedot: asiakkaan henkilötunnus, lääkkeen määrääjän yksilöintitunnus, lääkkeen nimi
ja tuotenumero, lääkeseoksen koostumus, lääkkeen kokonaismäärä ja toimitettu määrä,
erityiskorvattavista ja rajoitetusti korvattavista sekä lisäkorvattavista lääkkeistä edellisen
toimituksen päivämäärä ja toimitettu määrä, lääkemääräyksen laatu, lääkemääräyksen päiväys,
lääkkeen hinta, ostokerran kokonaishinta, tiedot alkuomavastuukertymästä, lääkekorvaukset
lajeittain ja omavastuuosuus, ostokertaa koskevat lisätiedot.
Toimitustapa: Kantapalvelujen kautta.
– Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontavirasto (Valvira) ja aluehallintovirastot (AVI)
Peruste: Terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammatinharjoittamisen valvonta (Laki terveydenhuollon
ammattihenkilöistä 559/1994, 40 §). Tiedot toimitetaan vain pyynnöstä.
Toimitustapa: Tiedot toimitetaan suojattuna tiedonsiirtona. Suorakorvausjärjestelmän lisäksi
kelalta voi tulla yksittäisiä selvityspyyntöjä koskien jotain tiettyä toimitusta. Nämä kyselyt
tulevat apteekin sähköpostiin tai postitse. Näihin selvityspyyntöihin vastataan tietoturvallisesti
kelan oman turvapostin kautta.
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Apteekissa säilytettävien lääkekorttien tietoja luovutetaan ainoastaan annosjakelun tarkoittamassa
laajuudessa sopimusvalmistusapteekin annosjakeluyksikölle, hoitavalle lääkärille ja asiakkaan
lääkitysasioita hoitavalle yksikölle. Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin
annosjakelutoimintaan.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Annosjaeltavien
lääkkeiden tilauslistarekisteri:
Annosjakeluasiakkaan henkilötiedot luovutetaan sopimusvalmistusapteekin annosjakeluyksikölle.
Perusteena on annosjakeluasiakkaan kirjallinen suostumus. Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen
kuin annosjakelutoimintaan
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Apteekkisopimusrekisteri:
Asiakas suostuu siihen, että hänen valitsemansa apteekki voi välittää tietoa hänen tilanteestaan
hoitavalle lääkärille. Apteekki myös tiedottaa hoitosopimuksesta muille apteekeille, jotka
pidättäytyvät toimittamasta potilaalle pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia- tai muita
sopimuksen piiriin kuuluvia lääkkeitä. Tieto välitetään Suomen Apteekkariliiton ylläpitämän
sähköisen tietoturvallisen verkkoratkaisun kautta.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tiliasiakasrekisteri:
Tiliasiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselleen, hoivakodille, laskujen
maksajalle, kotisairaanhoidolle ja asiakkaan edunvalvojalle esim. tilanteissa, kun asiakkaalla on
maksamattomia laskuja.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Asiakkuudenhallintarekisteri:
Asiakkuudenhallintarekisterin tietoja ei luovuteta apteekin ulkopuolelle muille kuin lääkkeen
määränneelle lääkärille esim. tilanteessa, jossa asiakkaalle määrätyllä lääkkeellä olisi
haitallinen yhteisvaikutus asiakkaan jo käytössä olevan lääkkeen kanssa.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Apteekin
tilausliittymä rekisteri:
Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Ainoastaan apteekin
farmaseuttisella henkilöstöllä ja tietojärjestelmäntoimittajalla alihankkijoineen on pääsy
järjestelmään. Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen
salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä, muita tuotteita ja terveydentilaa koskevien tietojen
osalta. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka
työnsä puolesta tarvitsevat näitä tietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja
vahvaa salasanaa.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kameravalvonnan
rekisteri:
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä on pääsy kameran valvontajärjestelmään.
Kameravalvonnan rekisterin tietoja ei luovuteta muulloin, kuin silloin, kun poliisi tai muu
toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa kirjallisesti vaatii
rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa. Lisäksi apteekki voi toimittaa kameravalvontarekisterin
tietoja viranomaiselle epäillyssä rikoksessa.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huumausainerekisteri:
Huumausainelain mukaisesti Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen palveluksella olevalla on
oikeus tarkastaa tiloja, joissa huumausainetta säilytetään tai muulla tavoin käsitellään. Lääkealan
turvallisuus- ja kehittämiskeskuksella voi tarvittaessa pyytää poliisilta sekä- tulli- ja
rajavartioviranomaiselta virka-apua sille tämän lain nojalla kuuluvan tehtävän suorittamiseksi.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksella on oikeus nähdä erityislupa- ja määräaikaisen
erityislupavalmisteen rekisteri.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tuotevirhe-epäilyt ja
tuotevirherekisteri:
Asiakkaalta kysytään lupa hänen tietojensa antamiseksi eteenpäin. Asiakkaan tietoja voidaan antaa
täten lääkkeen valmistajalle, lääketukulle ja/tai Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle.
Tuotevirhe- epäily -lomakkeesta voidaan siirtää myös tiedot tukun sähköisiin järjestelmiin (myös
asiakkaan tiedot siirretään, mikäli on saatu lupa asiakkaalta). Luokan 1-3 tuoteviheistä tulee
apteekin ilmoittaa välittömästi Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Luokan 1-2
tuotevirheistä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus on omalta osaltaan velvollinen
ilmoittamaan kansainvälisesti muille lääkeviranomaisille sovituissa aikarajoissa. Luokan 3
tuotevirheistä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus ilmoittaa tarvittaessa kansainvälisesti
muille lääkeviranomaille.
Apteekin kanta-asiakasrekisteri:
Kanta-asiakasrekisterin tietojen säännönmukaista luovutusta ei tehdä. Tietojen luovutus tehdään
tarvittaessa tarkan harkinnan varaisesti yrityksen toiminnan kannalta näin vaativissa tilanteissa
esim. omistajan vaihdoksen yhteydessä.
Apteekki luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle,
jos asianomainen pyytää Apteekkia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön
perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Apteekkia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon
Apteekin hallussa olevasta tietokannasta.
Apteekki ei siirrä Apteekin hallussa olevia tietoja kolmansiin maihin tai kansainväliselle
järjestölle.
Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan
unionin alueella. Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset
itsehoitotuotteet apteekista:
Listoja henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet
apteekista, ei luovuteta apteekista kolmansille osapuolille.
Apteekin verkkosivut:
Apteekin verkkosivujen palautelaatikkoon tulleet asiakaspalautteet käsittelemme luottamuksellisesti
asiakaspalvelumme kehittämiseksi. Mikäli asiakas on jättänyt yhteystietonsa palautteen annon
yhteydessä, olemme tarvittaessa yhteydessä asiakkaaseen. Palautelaatikkoon tulleita tietoja ei
siirretä apteekista minnekään, ei myöskään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt:
Työpaikkakassoja ja vakuutusyhtiöitä laskutettaessa toimitetaan vastaavat tiedot suojattuna
tiedonsiirtona sekä tarvittaessa paperitulosteena.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Schengen-todistukset:
Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin eikä täten siirrä asiakkaan
tietoja minnekään. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle raportoidaan vuosittain
apteekissa kirjoitettujen Schengen-todistusten lukumäärä, ei muita tietoja.
Laskujen peritä ja luottotiedot:
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmannelle taholle toimeksiantosopimusten ja
kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa tilanteissa muun ohella:
• Toimeksiantajalle
• Laskutus- ja/tai perintäasiakkaalle tai tämän määräämälle taholle rekisteröityyn
liittyen
• Tuomioistuimille
• Ulosottoviranomaisille
• Poliisiviranomaisille
• Luottotietoyhtiöille
• Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten
• Nimi- ja osoitetiedot jakeluyhtiöille kirjeiden postittamista varten
Luottotietotoiminnan harjoittajan luottotietorekisteristä peräisin olevia luottotietoja voidaan
välittää toimeksiantajina toimiville sopimusasiakkaille.
Lisäksi henkilötietojen käsittelyyn voivat osallistua Ropolle IT- ja tietojärjestelmiä ja muita
tietoteknisiä palveluita sekä muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit.
Ropo voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan
rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi
Ropo voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Ropo on osallisena
oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Ropo on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi
joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Apteekki on antanut tietosuojaliitteellä luvan Ropo Capitalille luvan käyttää alihankkijoita
henkilötietojen käsittelyssä. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja heidän kanssaan sovitun
mukaisessa laajuudessa.
Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan
komission päättämien riittävän tietosuojan tason maiden ulkopuolelle ilman, että Ropo Capital
ilmoittaa asiasta etukäteen apteekille. Jos apteekki ei anna lupaa siirtoon, apteekilla on oikeus
irtisanoa sopimus neljäntoista
(14) päivän kuluessa ilmoituksesta. Apteekin irtisanoessa sopimuksen noudatetaan yleisten ja
palvelukohtaisten ehtojen kohtaa 1.2 sopimuksen irtisanomisesta ja irtisanomisajasta.
Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan unionin, Euroopan talousalueen ja Euroopan komission
päättämien riittävän tietosuojan tason maiden ulkopuolelle, osapuolet käyttävät asianmukaisia
suojatoimia, kuten Euroopan komission vahvistamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.
7. REKISTERITIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Lääkemääräysrekisteri:
Lääkemääräysrekisteriä käytetään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja tietokoneelle
kirjaudutaan omilla käyttäjätunnuksilla.
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja tietojärjestelmän toimittajalla alihankkijoineen on pääsy
järjestelmään. Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen
salassapitovelvollisuus.
Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä
puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista käyttäjätunnusta
ja vahvaa salasanaa.
Rekisteritietojen käyttöä valvotaan. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Tietojärjestelmän toimittaja voi apteekin valvoessa ottaa etäyhteyden apteekin tietokoneelle.
Apteekin apteekkijärjestelmä on auditoitu järjestelmä ja täyttää Sosiaali- ja Terveysministeriön
apteekkitietojärjestelmille asetetut kansalliset auditointivaatimukset. Auditoinnin yhteydessä
järjestelmäntoimittajan tarjoama Apteekkiverkko on hyväksytty tietoturvalliseksi ratkaisuksi
suojata apteekin verkko ja liittyä Kelan kanta-palveluihin.
Apteekin järjestelmätoimittaja käyttää hallintayhteyttä apteekin järjestelmään ainoastaan
asiakastukitilanteiden hoitamiseen ja palvelimen käyttöjärjestelmän ja apteekkiohjelmiston
päivitysten suorittamiseen. Järjestelmäntoimittaja ilmoittaa apteekille havaitsemistaan
haavoittuvuuksista ja huolehtii käyttöjärjestelmän päivityksistä.
Hallintayhteyden avaamiseen ovat oikeutettuja järjestelmän toimittajan sovelluskehittäjät- ja
tukihenkilöt. Jokainen hallintapalvelimen kautta avattu yhteys asiakkaan apteekkijärjestelmään
kirjataan automaattiseesti lokijärjestelmään.
Apteekin tilausliittymä rekisteri:
Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen
käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan
apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmäntoimittajalla alihankkijoineen on
pääsy järjestelmään.
Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen
salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan
sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii
henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekortit säilytetään mapeissa apteekin annosjakelua tekevän
farmaseuttisen henkilöstön toimistotilassa.
Apteekkisopimusrekisterit:
Alkuperäiset apteekkisopimukset säilytetään mapeissa apteekissa farmaseuttisen henkilökunnan
työtilassa. Tiliasiakasrekisterit:
Alkuperäiset tiliasiakassopimukset säilytetään mapeissa apteekin toimistotiloissa. Asiakkuuden
hallintarekisteri:
Asiakkuuden hallintarekisteriä käytetään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja tietokoneelle
kirjaudutaan omilla käyttäjätunnuksilla.
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja tietojärjestelmän toimittajalla alihankkijoineen on pääsy
järjestelmään. Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen
salassapitovelvollisuus.
Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä
puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa
salasanaa.
Tilausliittymärekisteri:
Ainoastaan apteekin farmaseuttisella henkilöstöllä, hoivakotien ja palvelutalojen hoitajilla sekä
kotisairaanhoitajilla on pääsy tilausliittymärekisteriin. Apteekin tavalliset asiakkaat voivat
kirjautua järjestelmään omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla ja he voivat nähdä sieltä vain
itseensä liittyvät tiedot. Järjestelmän tietotokannan tiedot ovat lääke- ja potilastietoja, joiden
sisällön saantiin on oikeus vain siihen valtuutetuilla henkilöillä. Apteekki myöntää
käyttäjäoikeudet hoitoyksikköjen vastuulliselle hoitajalle, jotka hallinnoivat käyttäjätunnuksia
heidän organisaatioissa. Tilausliittymään on kirjauduttava omalla käyttäjätunnuksella ja
salasanalla.
Lisäksi tilausliittymän toimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään. Henkilöstöä ja
alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Kameravalvonnan rekisteri:
Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy
tallenteisiin on vain apteekin henkilöstöllä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä.
Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri: Alkuperäiset
luovuttamisdokumentit säilytetään mapeissa apteekin toimistotiloissa.
Huumausainerekisteri:
Huumausainekortit säilytetään mapissa lukitussa kaapissa apteekin toimistotiloissa. Ainoastaan
apteekin farmaseuttinen henkilöstö käsittelee huumausainekortteja. Farmaseuttinen henkilö vahvistaa
omalla nimikirjoituksellaan jokaisen tekemänsä merkinnän huumausainekorttiin.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisterin paperit säilytetään mapissa
apteekissa. Vain apteekin henkilökunnalla on oikeus tarkastella mappia työnsä velvoittaessa.
Tuotevirhe-epäilyt ja tuotevirherekisteri:
Tuotevirhe-epäilylomakkeet säilytetään tuotevirhe-epäily -mapissa apteekissa. Apteekin
henkilöstöllä on pääsy tuotevirhe-epäilymapin sisältöön, kun heidän työnsä sitä edellyttää. Lisäksi
henkilökunta voi käyttää tukun sähköistä tuotevirhe-epäily dokumenttiarkistoa työnsä sitä
vaatiessa.
Kanta-asiakasrekisteri:
Rekisterin sisältämät tiedot on rajoitettu yrityksen tiedoiksi ja ne ovat saatavilla vain Apteekin
määrittelemille valtuutetuille käyttäjille. Apteekki ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa
teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
Manuaalinen aineisto: Kanta-asiakaslomakkeet säilytetään apteekissa tiloissa, joihin ulkopuolisten
pääsy on kokonaan kielletty. Vain erikseen nimetyt henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Tiedot
hävitetään asianomaisen pyynnöstä ja väliajoin, mikäli asiakas ei ole asioinut apteekissa yli
vuoteen.
Digitaalinen aineisto: Digitaalinen aineisto säilytetään apteekin tiloissa. Aineisto on suojattu
asianmukaisella ja ajantasaisella virustorjuntaohjelmalla ja palomuurilla.
Hyvän mielen apteekit Oy:n osalta kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään
palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Asiakkaiden tiedot siirretään Hyvän
Mielen apteekit oy:lle salattuna sähköpostina.. Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on
tarpeen palveluiden tarjoamiseksi kanta- asiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä
poistamme tietosi, elleivät lait ja säännökset nimenomaisesti vaadi meitä säilyttämään tietoja
pidempään.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet
apteekista:
Alkuperäiset listat henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset
itsehoitotuotteet apteekista, säilytetään mapeissa apteekissa farmaseuttisen henkilökunnan
työtilassa. Vain apteekin henkilökunnalla on oikeus tarkastella mappia työnsä velvoittaessa.
Apteekin verkkosivut:
Apteekkarilla sekä apteekin verkkosivujen ylläpitäjällä on pääsy verkkosivujen hallintaan.
Verkkosivujen hallintaan kirjaudutaan vahvalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat:
Vain farmaseuttinen henkilökunta voi kirjautua sähköiseen reseptipalveluun ja vain asiakkaan
suostumuksella. Lisäksi apteekin laskuttaja tekee työtä liittyen asiakkaalle toimitettujen ostojen
kelakorvauksiin, toimeentulolaskutukseen, vakuutusyhtiöihin ja työpaikkakassoihin.
Farmaseuttien on kirjauduttava järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Schengen-todistukset:
Farmaseuttinen henkilökunta voi ainoastaan kirjoittaa Schengen-todistuksia ja heidän on saatava
asiakkaan suostumus asiakkaan sähköisten reseptien tarkastelemiseksi.
Laskujen peritä ja luottotiedot:
Ropo käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen
turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta
häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Ropo käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan
lukien seuraavat suojatoimenpiteet:
Ropon verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen
luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Pääsyoikeuden saavat
perintä- ja muita toimeksiantoja hoitavat henkilökohtaisen ja toimenkuvakohtaisesti rajatun
käyttöoikeuden omaavat, ohjeistetut henkilöt. Rekisterin käyttäjät tunnistetaan, käyttöä valvotaan
ja käyttövaltuudet tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen
turvallisen käyttämisen osalta.
Aineisto säilytetään yrityksen nykyaikaisin turvajärjestelmin varustetussa, lukitussa tilassa,
johon pääsyoikeus on vain työtehtäviensä vuoksi siihen määrätyillä henkilöillä. Tiloissa on
kulunvalvonta.
Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi
käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule
tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on tietosuojalain ja sopimusten salassapitoehtojen
perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Ropo voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä
palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Ropo varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla,
että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
8. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS
Tarkastusoikeuden sisältö: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot
(HeTiL 26 §). Rekisterinpitäjänä Viherlaakson apteekin ja Suomen Apteekkituotteet Oy:n on
rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.
Rekisteröidylle on annettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden kuukauden (1
kk) kuluessa pyynnön vastaanottamisesta apteekin kohdassa 9. määrittämillä
tarkastuspyyntökriteereillä. Määräaikaa voidaan tietyin edellytyksin jatkaa. Tarkastusoikeuden
käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Apteekki ei vastaa siitä, jos tuo 1kk
vastausaika viivästyy apteekista aiheutumattomasta syystä. Apteekilla on oltava saatuna kaikki
tiedot asiakkaalta, ennen kuin tarkastusta voidaan aloittaa.
9. TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN JA ORGANISOINTI
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla
tavalla
varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyynnössä on oltava asiakkaan koko nimi, sosiaaliturvatunnus
ja mainittava ajankohta, jota tarkastus koskee.
Pyyntö osoitetaan: Viherlaakson apteekki, Apteekkari Kirsi Yritys, Kuusiniementie 2, 02710 Espoo.
Pyynnöstä on käytävä ilmi, tarkoitetaanko Viherlaakson apteekin vai Suomen Apteekkituotteet Oy:n
ylläpitämää rekisteriä.
Tarkastuksesta päättää: Apteekkari Kirsi Yritys
Pyydetyt tiedot pitää ensisijaisesti luovuttaa sähköisessä muodossa. Ennen tietojen luovuttamista,
rekisteröidyn henkilöllisyys tulee pystyä varmistamaan.
Tiedot luovuttaa apteekkarin nimeämä henkilö.
Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne
kirjallisena. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista
rekisteröidylle pyydettäessä myös sähköisessä muodossa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle
(Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, PL 800, 00531 Helsinki tai tietosuoja@om.fi),
jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on
oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
10. TIEDON KORJAAMINEN
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta
oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (rekisterin
käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Korjauspyyntö tehdään apteekissa tai kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja
tarvittaessa se tarkistetaan. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon
sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.
Korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
Korjauspyyntö osoitetaan: Viherlaakson apteekki, Apteekkari Kirsi Yritys, Kuusiniementie 2, 02710
Espoo Korjauksesta päättää: Apteekkari Kirsi Yritys