Lisätietoja evästeistä ja Tietosuojaseloste

Lisätietoja evästeistä ja Tietosuojaseloste
www.viherlaaksonapteekki.fi -sivustolla käytetään vain välttämättömiä evästeitä, jotka ovat pakollisia
sivujen toiminnan kannalta. Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita eväste-toiminnon
poiskytkemisen. Emme kuitenkaan voi taata, että alustamme toimivat moitteetta evästeiden pois kytkemisen
jälkeen, sillä evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Evästeiden
käyttö ei tallenna yksittäisten käyttäjien tietoja.
————————————————————————————-
TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 15.11.2021
Päivityspvm 24.4.2025 (versio 4)
Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteiden tiedot (HetiL 10 §) että rekisteröidyille annettava
informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 §). Lomake on yhteisesti Viherlaakson apteekin ja
Suomen Hyvinvointituotteet Oy:n tietosuojaseloste.

1. APTEEKIT JA OSAKEYHTIÖ
Viherlaakson apteekki
Kuusiniementie 2
02710 Espoo
p. 050 471 2990
Suomen Hyvinvointituotteet Oy
Kuusiniementie 2
02710 Espoo
p. 050 471 2990

2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Kirsi Yritys
Apteekkari
p. 050 471 2990

3. REKISTERIEN NIMET
– Lääkemääräysrekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Apteekkisopimusrekisteri (Viherlaakson apteekki)
– Tiliasiakasrekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Asiakkuuden hallintarekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Tilausliittymärekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Kameravalvontarekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri: (Viherlaakson apteekki ja Suomen
Hyvinvointituotteet Oy)
– Huumausainerekisteri (Viherlaakson apteekki)
– Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri (Viherlaakson apteekki)
– Tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily rekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Kanta-asiakasrekisteri (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
- Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet apteekista
(Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
MUUT:
– Apteekin verkkosivut (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat (Viherlaakson apteekki ja
Suomen Hyvinvointituotteet Oy)
– Schengen-todistukset (Viherlaakson apteekki)
– Laskujen perintä ja luottotiedot (Viherlaakson apteekki ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy)

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Lääkemääräysrekisteri:
Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista
asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kelan välisen suorakorvaussopimuksen
perusteella. Asiakkaan ollessa laskutusasiakas kirjataan myös laskutustiedot.
Rekisterin ylläpitäminen perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin:
Lääkelaki 395/1987, 57 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 15 luku 9 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 §
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna
kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu apteekin ja asiakkaan (henkilökaupunki ja/tai yritysasiakas) väliseen sopimukseen.
Rekisteri on perustettu annosjakelussa olevien asiakkaiden lääkekorttien säilyttämiseksi. Lääkekorteissa on
asiakkaiden nimet, henkilötunnukset ja asiakkaiden voimassa oleva säännöllinen ja tarvittaessa käytettävä
lääkitys. Annoskortit tarvitaan, että voidaan tilata kunkin asiakkaan voimassa oleva lääkitys alihankkijalta.
Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri:
Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna
kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu apteekin ja asiakkaan (henkilökaupunki ja/tai yritysasiakas) väliseen sopimukseen.
Rekisteri on perustettu annosjakelussa annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistojen säilyttämiseksi.
Henkilötiedot tarvitaan, että voidaan tehdä tarvittavat muutokset oikealle henkilölle.
Apteekkisopimusrekisteri:
Apteekkisopimus on kirjallinen sopimus, jonka tavoitteena on hyödyttää potilaita,
joilla on päihde- tai lääkeriippuvuus ja siihen on lääkehoito, yleensä suunnitelmallisessa
vieroitustarkoituksessa. Sopimusta voidaan käyttää myös ennaltaehkäisevästi estämään riippuvuuden
muodostumista potilailla, jotka käyttävät pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä (ns. pkvlääkkeitä) tai huumausaineita ja psykotrooppisia aineita sisältäviä lääkevalmisteita (Fimean luettelot pkvlääkevalmisteista sekä huumausaineita ja psykotrooppisia aineita sisältävistä lääkevalmisteista). Sitä voidaan
käyttää myös potilailla, joilla on hoidollisesta syystä tarpeen rajata näiden lääkkeen saantia tai kun potilaalle
määrätään väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita.
Sopimuksen osapuolet ovat pkv-lääkehoidossa oleva potilas ja häntä hoitava lääkäri. Lisäksi valitulla
sopimusapteekilla on tärkeä rooli yhteistyössä sopijaosapuolien kanssa.
Allekirjoittamalla sopimuksen potilas sitoutuu vain yhden lääkärin tai hoitopaikan pkv-lääkehoitoon
ja käyttämään vain yhtä apteekkia noutaessaan pkv-lääkkeitä tai muita sopimuksen piiriin
kuuluvia lääkkeitä.
Tiliasiakasrekisteri:
Tiliasiakasrekisteri sisältää asiakkaiden ja/tai edunvalvojien henkilö- ja osoitetiedot sekä tarvittaessa
suoraveloitustiedot. Rekisteriä käytetään apuna lääkkeiden ja muiden apteekkituotteiden toimitusta varten
sekä tiliasiakkaan laskutukseen liittyen.
Asiakkuudenhallintarekisteri:
Farmaseuttisessa asiakaspalvelussa käytetään lääkeneuvonnan tukena lääketoimitusten tiedonhallinnan
työkalua, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat.
Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttista
henkilökuntaa havaitsemaan muun muassa lääkeaineiden haitallisia yhteisvaikutuksia.
Tilausliittymärekisteri:
Tilausliittymä on tarkoitettu hoitoyksikön, asiakkaan ja apteekin väliseksi tilauskanavaksi. Tilausliittymän
kautta hoitoyksikkö tai asiakas tilaa asiakkaansa lääkkeet ja muut tuotteet.
Tilausliittymä on sähköinen, internetin välityksellä toimiva tilaustenvälitysjärjestelmä, jolla korvataan ja
systematisoidaan apteekkien ja ns. suurtilausasiakkaiden välinen puhelin-, fax, sähköposti- ja tilausliikenne.
Järjestelmää käyttävät apteekin lisäksi apteekin asiakkaina olevat tilausasiakkaat kuten hoitokodit ja
kotisairaanhoidon yksiköt sekä yksityisasiakkaat. Järjestelmän tietotokannan tiedot ovat lääke- ja
potilastietoja, joiden sisällön saantiin on oikeus vain siihen valtuutetuilla henkilöillä.
Kameravalvontarekisteri:
Ensisijaisesti kameravalvonnan tavoite on rikosten ennalta estäminen. Tavoitteena on myös oman
henkilökunnan turvallisuuden ja oikeusturvan takaaminen, samoin apteekin halussa olevan omaisuuden ja
tiedon suojaaminen. Rekisteritietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa
tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.
Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri:
Apteekilla on lakiin perustuva tehtävä rekisteröidä myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen.
Huumausainerekisteri:
Apteekilla on Huumausainelakiin 373/2008 30§ perustuva tehtävä rekisteröidä huumausaineiden
luovuttaminen huumausainekirjanpitoon seurantalomakkeille.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus voi myöntää lääkelaissa tarkoitetun erityisluvan, jos yksittäisen
potilaan taikka eläimen tai eläinryhmän hoitoon ei ole käytettävissä muuta hoitoa tai kun tällaisella hoidolla
ei saatu toivottavaa tulosta. Kun erityislupahakemus toimitetaan apteekkiin, apteekki hakee näissä
tapauksissa lääkärin tai eläinlääkäri tekemällä ja allekirjoittamalla erityislupahakemuksella lääkealanturvallisuus- ja kehittämiskeskukselta lupaa tällaisen valmisteen toimittamiseksi.
Tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily rekisteri:
Tuotevirheellä tarkoitetaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen mukaisesti tässä yhteydessä
apteekissa, valmistetussa ja sieltä luovutetussa, ihmis- tai eläinkäyttöön tarkoitetussa lääkkeessä tai sen
pakkauksessa esiintyvää laatupoikkeamaa, joka koskee koko erää, sen osaa tai yksittäistä pakkausta.
Määräystä sovelletaan myös tilanteissa, jolloin lääkevalmisteeseen sisältyvän lääke- tai apuaineen CEP
(Certificate of the European Pharmacopoeia) on lakannut olemasta voimassa tai lääkkeen valmistuspaikka ei
täytä lääkkeiden hyvien tuotantotapojen (GMP) vaatimuksia. Lisäksi määräystä sovelletaan lääkkeiden
laillisessa jakeluketjussa havaittavissa lääkeväärennöstapauksissa. Tuotevirheet jaotellaan kolmeen eri
luokkaan (Luokat 1-3) sekä muihin tuotevirheisiin.
Kanta-asiakasrekisteri:
Apteekki kuuluu Hyvän mielen apteekkien apteekkiketjuun. Kanta-asiakasrekisteri on apteekin
tietojärjestelmässä. Asiakkaat saavat ostokertymäalea ei-lääkkeellisistä tuotteista. Viherlaakson apteekin
kanta-asiakasjärjestelmä muuttui 1.6.2023 apteekin liittyessä Hyvän mielen apteekkien apteekkiketjuun.
Vanhoja apteekin kanta-asiakkaita tiedotettiin kanta-asiakasjärjestelmän muutoksesta apteekissa
reseptiasioinnin yhteydessä vuoden 2023 aikana ja tarjottiin mahdollisuutta liittyä uuteen kantaasiakasjärjestelmään. Vanhat kanta-asiakkaat eivät automaattisesti liittyneen uuteen kantaasiakasjärjestelmään.
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.
Apteekki käsittelee henkilötietoja henkilön allekirjoittaman kanta-asiakassopimuksen perusteella.
Kun asiakas on liittynyt kanta-asiakkaaksi allekirjoittamalla sopimuksen, olemme pyytäneet häneltä
suostumusta markkinointiin koskien apteekkiketjun tiedotteita ja tarjouksia. Markkinointi tapahtuu
pääasiassa kanta-asiakaspostin ja sähköpostin välityksellä. Tiedotteet ja tarjoukset tulevat asiakkaalle
suoraan apteekkiketjulta ja/tai apteekilta.
Rekisterin tarkoitus on Viherlaakson apteekin kanta-asiakasrekisterin ylläpito. Rekisteriä käytetään erilaisten
markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, joita voi olla markkinoinnin kohdentaminen, sähköpostiviesti, kirje,
tekstiviesti ja muut markkinointiviestit. Kanta-asiakasrekisterin avulla seuraamme asiakkaan ostokertymää,
jonka perusteella hän saa erikseen kanta-asiakassopimuksessa määritetyistä ostoistaan alennuksia.
Apteekkiketjun toimistolta viestitään kanta-asiakkaille kampanjoista ja tarjouksista. Viestiminen tapahtuu
sähköpostitse ja/tai tekstiviestitse. Asioinnin yhteydessä kertyviä osto- ja asiointitietoja voidaan hyödyntää
markkinoinnin kohdentamisessa myös apteekin tietojärjestelmiä hyväksi käyttäen. Kanta-asiakastietoja
käsitellään asiakkaan asioinnin yhteydessä, markkinointitoimenpiteiden yhteydessä ja muihin asiakkuuteen
liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Apteekki ja Hyvän mielen apteekit Oy toimivat apteekin ja koko apteekkiketjun sähköisen kantaasiakasviestintäjärjestelmän ylläpitäjänä. Hyvän mielen apteekit Oy toimii apteekin alihankkijana kantaasiakasohjelman teknisen toteutuksen osalta ja on näin ollen tietosuojalainsäädännön tarkoittama
henkilötietojen käsittelijä liittyen sähköiseen markkinointiin.
Liittyessäsi kanta-asiakasohjelmaamme Hyvän mielen apteekit Oy:n ylläpitämien internet-sivujen
välityksellä, olemme pyytäneet sinulta suostumustasi henkilötietojesi käsittelemiseksi. Kysyimme samalla,
saammeko lähettää sinulle mainoksia sähköpostitse tai muulla tavalla. Voit peruuttaa nämä suostumukset
henkilötietojesi käsittelemiseksi milloin tahansa.
Apteekki säilyttää kanta-asiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot
rekisteristä, jos asiakas purkaa kanta-asiakassopimuksen. Apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin
se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet apteekista:
Apteekki tarkistaa listasta, että asiakkaan lääkkeitä hänen nimellänsä tulleen hoitajan tai muun vastaavan
henkilön tiedot löytyvät henkilölistasta, jossa kyseinen henkilö on valtuutettu noutamaan apteekista
asiakkaan lääkkeitä tai muita ei-lääkkeellisiä itsehoitotuotteita.
Verkkosivut:
Apteekkimme verkkosivuilla käytetään vain välttämättömiä evästeitä, jotka ovat välttämättömiä sivujen
toiminnan kannalta.
Evästeiden käyttö on täysin sallittua ja tavallista, mutta tietosuoja-asetuksen mukaan niistä on kerrottava
www.sivujen käyttäjälle. Evästeistä ilmoitetaan käyttäjälle ensimmäisen sivustovierailun yhteydessä pop-upviestillä.
Verkkosivuillamme on palautelaatikko. Palautelaatikon kautta asiakkaamme voivat jättää meille palautetta
toiminnastamme.
Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat:
Kela velvoittaa apteekkeja sähköisesti tarkistamaan asiakkaan oikeuden suorakorvaukseen Kelan
suorakorvaustietojen kyselypalvelusta jokaisen lääkeoston yhteydessä (Apteekkien SV-ohjeet). Apteekki
vähentää samalla lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia.
Kun apteekissa haetaan sähköisesti asiakkaan suorakorvaustietojen kyselypalvelusta tietoja asiakkaan
suorakorvaukseen liittyen saavat apteekit sähköisesti samalla tiedon mahdollisesta maksusitoumuksesta
(toimeentulolaskutus). Maksusitoumus näkyy apteekeissa päätöksen myöntämistä seuraavana päivänä.
Schengen-todistukset:
Apteekilla on lakiin perustuva tehtävä myöntää Schengen-todistuksia.
Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan
kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus
matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle
henkilölle.
Laskujen perintä ja luottotiedot:
Tiliasiakkaiden perustamisen yhteydessä apteekin tiliasiakasohjelmaan tarkistetaan asiakkaan luottotiedot
palvelun tarjoajalta Ropo Capital Oy:ltä.
Apteekki tarjoaa asiakkailleen laskutuspalvelua, jonka toteuttaa apteekin alihankkija Ropo Capital Oy. Ropo
Capital lähettää asiakkaille laskut ja perintälaskut apteekin puolesta. Laskutuspalvelu perustuu asiakkaan
suostumukseen.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
• Laskutus ja maksuvalvonta, johon kuuluvat myös myyntireskontratietojen seuranta ja ylläpito sekä
tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä
• Ammattimaiseen perintätoimeksiantojen hoitamiseen vapaaehtoisessa ja oikeudellisessa perinnässä
sekä perintäasioihin liittyvissä riita-, rikos- ja konkurssi-, velkajärjestely-, yrityssaneeraus- ja
hakemusasioissa, sekä muissa perintään liittyvissä tehtävissä
• Raportointiin, seurantaan, valvontaan, koulutukseen, liiketoiminnan ja palveluiden testaamiseen ja
kehittämiseen, palvelutapahtumien todentamiseen, konsultointiin ja asiakassuhteen hoitoon
liittyvissä tilanteissa. Esimerkiksi puhelintallenteita käytetään asiakaspalvelun kehittämiseksi sekä
asiakastapahtumien varmistamiseksi.
• Riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseksi
• Luottotietotoiminnan harjoittajan luottotietorekisteristä peräisin olevien luottotietojen tallentaminen
ja välittäminen toimeksiantajina toimiville sopimusasiakkaille luottotietolain säännösten mukaisesti
sekä luottotietojen käyttäminen perintätoimenpiteistä päättämiseksi
• Profilointia ja automaattista päätöksentekoa varten. Profilointia käytetään muun muassa perintään
edenneiden velkojen maksutapatiedon keräämiseen sekä maksukyvyn arviointiin ja automaattista
päätöksentekoa puolestaan maksutapatiedon perusteella saatavan soveltuvimman perintätoimen
ajankohdan ja tavan valintaan. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko ei aiheuta rekisteröidylle
oikeusvaikutuksia eikä muitakaan vastaavia merkittäviä vaikutuksia
• Lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi muun muassa viranomaisselvitysten laatimiseksi.
• Ropo Capitalin palveluihin liittyviin tutkimuksiin.
Rekisteröidystä käsitellään vain tarkoituksen ja asian hoitamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Rekisteröityjä tietoja käytetään myös ammattimaiselle perinnänharjoittajalle laissa säädettyjen velvoitteiden
toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän harjoittamassa tilastoimistarkoituksessa, jolloin tietoja käytetään niin,
että niitä ei voida tunnistaa tiettyjä henkilöitä koskeviksi.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
• Sopimus, jonka osapuolena rekisteröity on, täytäntöönpaneminen ja toimeksiantajan ja/tai Ropon
oikeutettu etu saada maksusuoritus, korot ja perintäkulut
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteet. Tietyt rekisteröidyn haluamat toimet häneen kohdistuvaa
laskutusta ja perintää koskien saattavat vaatia häntä antamaan henkilötietoja, joita ilman kyseisiä
toimia ei voida toteuttaa joko lainsäädännön velvoitteista tai sopimukseen perustuvista
vaatimuksista.

5. REKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT
Lääkemääräysrekisteri:
Lääkemääräysrekisteriin tallentuu asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, korvaukseen oikeuttavat
sairausnumerot, työpaikkakassan jäsenyys ja veteraanimerkintä.
Rekisteriin tallentuva myös asiakkaalle toimitetun lääkkeen nimi, vahvuus, pakkauskoko ja tuotenumero tai
apteekissa valmistetun lääkkeen koostumus, tieto lääkevaihdosta poikkeamisesta, lääkkeen kokonaismäärä
reseptissä, toimitettu ja jäljelle jäävä määrä, hinta, lääkekorvauslaji, erityiskorvattavista ja rajoitetusti
korvattavista sekä lisäkorvattavista lääkkeistä edellisen toimituksen päivämäärä ja toimitettu lääkemäärä,
korvauksen perusteena oleva lääkkeen määrääjän reseptiin kirjaama lisäselvitys, käyttöohje, lääkkeen
määrääjän nimi ja yksilöintitunnus, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, reseptin
päiväys ja laatu.
Lisäksi rekisteriin tallentuu tieto maksajasta, jos maksaja on muu kuin potilas (esim. vakuutusyhtiö,
Kela/Totu tai edunvalvoja), tiedot sv-korvattavan palkkion suuruudesta (puhelinreseptit tai puhelimitse
uusittu resepti), ostokertaa koskevat lisätiedot, alkuomavastuun määrä ennen ja jälkeen toimituksen,
kokonaishinta sekä korvattu hinta.
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kelan ylläpitämään
valtakunnalliseen Kanta-palveluun.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat asiakkaan lääkemääräykset, Kelan suorakorvaustietojen kyselypalvelu ja
asiakkaan Kelakortti.
Tietojen säilyttäminen
Apteekit voivat säilyttää lääkemääräysrekisterin tietoja sähköisessä aktiivirekisterissä reseptin
voimassaoloajan (13 kk). Tämän ajan puitteissa apteekki voi käyttää tietoja lääkkeiden käytön ohjaukseen ja
muuhun toiminnalliseen tarkoitukseen ilman erillistä, asiakkaan antamaa lupaa.
Tätä vanhempia tietoja ei ilman asiakkaan lupaa saa käyttää muuhun kuin valvontaviranomaisten
edellyttämiin tarkoituksiin. Valvontatoiminnassa tarvittavia tietoja voidaan säilyttää 5 vuoden ajan.
(Tietosuojavaltuutetun kannanotto Dnro 793/41/97, 21.10.1999).
Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne joudu ulkopuolisten saataville.
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Apteekille tulevissa lääkekorteissa on asiakkaan nimi- ja sosiaaliturvatunnus, annosjaeltujen lääkkeiden
toimituspaikka, asiakkaan lääkitys (lääkkeiden nimet, vahvuudet ja annostelut).
Säännönmukaiset tietolähteet
Annosjakelukortit tulevat apteekkiin kotihoidosta/palvelutalosta/asiakkaalta. Perusteena on
annosjakeluasiakkaan kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Apteekit voivat säilyttää lääkekorttirekisterin tietoja 12 kuukautta. Tämän ajan puitteissa apteekki voi
käyttää tietoja lääkkeiden käytön ohjaukseen ja muuhun toiminnalliseen tarkoitukseen ilman erillistä,
asiakkaan antamaa lupaa.
Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään tietoturvallisesti niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne joudu
ulkopuolisten saataville.
Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri:
Manuaalisessa tilauslistassa on seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus, annosjaeltavien lääkkeiden
toimituspaikka ja annosjaeltaviin lääkkeisiin tehtävät muutokset.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tilauslistat tulevat apteekkiin kotihoidosta/palvelutalosta. Hoitajat ovat velvollisia ilmoittamaan apteekille
lääkärin määräämistä lääkitysmuutoksista annosjakeluasiakkaan annosjaeltavien annosjakelupussien
lääkkeisiin. Perusteena on asiakkaan kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Apteekki säilyttää tilauslistoja 12 kuukauden ajan.
Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään tietoturvallisesti niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne joudu
ulkopuolisten saataville.
Apteekkisopimusrekisteri:
Apteekille tulevissa apteekkisopimuksessa on asiakkaan nimi, henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja
päättymistiedot sekä lääkkeet, joita sopimus koskee. Nämä tiedot kirjataan myös tietoturvalliseen sähköiseen
apteekkisopimusjärjestelmään, jossa kukin apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien
apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehtii apteekin
toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto.
Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Päihde- ja
lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä saavutettava tärkeä yleinen
etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös
terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä.
Apteekin reseptinkäsittelyohjelma tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä
sisältäviä reseptejä toimitettaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla
voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä
on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen
asiakkaan sopimusapteekista.
Säännönmukaiset tietolähteet
Apteekkisopimus tulee apteekkiin lääkäriltä tai asiakkaalta. Perusteena on apteekkisopimusasiakkaan
kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Asiakas antaa kirjallisessa suostumuksessa suostumuksensa tallentaa hänen tietonsa apteekkisopimuksesta
sähköiseen asiakasrekisteriin. Paperisia tietoja säilytetään, kunnes sopimus purkautuu. Apteekkisopimuksen
päättyä myös sähköiset tiedot sopimukseen liittyen poistetaan.
Muiden, kuin apteekkisopimusasiakkaiden tietojen kyselyitä ja niiden tuloksia ei koskaan tallenneta
apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.
Tietojen hävittäminen
Apteekkisopimuksen voi purkaa potilas tai lääkäri. Apteekki ei voi purkaa sopimusta, koska se ei ole
varsinainen sopijaosapuoli. Apteekin tulee kuitenkin välittömästi tiedottaa hoitavalle lääkärille esimerkiksi
potilaan väkivaltaisesta tai uhkaavasta käytöksestä apteekissa. Jos asiakas käyttäytyy toistuvasti uhkaavasti
tai väkivaltaisesti apteekissa, lääkärin tulee purkaa sopimus, vaikka hoitosuhde muuten jatkuisi. Lääkärille
tulee tiedottaa myös, jos potilas jättää noudattamatta sopimusta ja esimerkiksi yrittää hakea
sopimuslääkkeitä muista apteekeista. Tällöin hoitava lääkäri voi purkaa sopimuksen. Jos sopimus purkautuu,
apteekit poistavat sopimusta koskevat tiedot rekisteristään.
Potilas voi purkaa sopimuksen ainoastaan sopimukseen merkityn hoitavan lääkärin vastaanotolla. Lääkäri
tiedottaa sopimuksen purkamisesta sopimukseen merkitylle apteekille ja apteekki tiedottaa edelleen muille
apteekeille sovitun käytännön mukaisesti.
Jos sopimus purkautuu, apteekit poistavat tietoturvallisesti sopimusta koskevat tiedot rekisteristään.
Tiliasiakasrekisteri:
Tiliasiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero ja –
toimipaikka sekä puhelinnumero. Rekisterissä on myös mahdollinen tieto palvelukodista, hoitoyksiköstä ja
asiakkaan mahdollisesta edunvalvojasta. Lisäksi lomakkeessa on laskutustiedot (laskutusosoite) ja tieto
haluaako asiakas laskunsa suoraveloituksena, E-laskuna vai paperisena laskuna.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiliasiakassopimus tulee apteekkiin hoivakodilta, asiakkaalta, kotisairaanhoidosta tai asiakkaan
edunvalvojalta ja siinä on heidän täyttämät tiedot. Perusteena on tilisopimusasiakkaan kirjallinen suostumus.
Tietojen säilyttäminen
Asiakas antaa kirjallisessa suostumuksessa suostumuksensa tallentaa hänen tietonsa tiliasiakassopimuksesta
tiliasiakasrekisteriin. Apteekki säilyttää paperisia ja sähköisiä tietoja niin pitkään, kunnes saa ilmoituksen
tiliasiakkuuden loppumisesta ja asiakas on tilisopimukseen perustuen maksanut kaikki avoimet laskut.
Tietojen hävittäminen
Tiliasiakassopimuksen voi purkaa asiakas, kotihoito, palvelutalon työntekijä tai asiakkaan edunvalvoja.
Jos sopimus purkautuu, apteekki poistaa sopimusta koskevat tiedot rekisteristään ja
tiliasiakassopimuspaperit hävitetään tietoturvallisesti, kunnes kaikki laskut on maksettu. Sopimus purkautuu
automaattisesti myös tilanteessa, kun mahdollinen tieto asiakkaan kuolemasta on tullut apteekkiin ja laskut
maksettu.
Asiakkuudenhallintarekisteri:
Asiakkuudenhallintarekisteriin tallentuu sähköisesti asiakkaan nimi, henkilötunnus sekä asiakkaalle
apteekistamme toimitetut reseptilääkkeet ja muut tuotteet, valmisteiden vahvuudet, toimitusmäärät,
annostukset ja päivämäärä, milloin kyseiset lääkkeet on toimitettu.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot tallentuvat asiakkuudenhallintarekisteriin asiakkaalle toimitettujen reseptien ja muiden tuotteiden
mukaisesti automaattisesti.
Tietojen säilyttäminen
Tiedot säilyvät asiakkuudenhallintarekisterissä yhden vuoden ajan ja sen jälkeen ne poistuvat
tietoturvallisesti järjestelmästä automaattisesti.
Tietojen hävittäminen
Asiakkaan tiedot poistuvat tietoturvallisesti järjestelmästä automaattisesti tietoturvallisesti vuoden kuluttua.
Tilausliittymärekisteri:
Tilausliittymärekisterin tiedot ovat sähköisiä tallenteita. Apteekin tilausliittymärekisteriin tallentuu
asiakkaan nimi ja henkilötunnus sekä tilauksen tehneen hoitajan tiedot ja toimipaikka. Tilausrekisteriin on
asiakkaan kohdalle voitu edunvalvojan toimesta tehdä ostorajoitus / kuukausi.
Lisäksi rekisteriin tallentuu tilatun ja toimitetun lääkkeen tai muun tuotteen nimi, vahvuus ja pakkauskoko,
tilaus- ja tilauksen käsittelypäivämäärä sekä tilaajan antamat lisätiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat Kelan Kanta-palvelun tiedot, Kelan suorakorvaustiedot, asiakkaan,
omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot, työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan
hoitamiseen liittyvät tiedot ja asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen kautta
saadut tiedot.
Tietojen säilyttäminen
Tiedot säilytetään järjestelmässä 13 kuukautta ja sen jälkeen ne poistuvat tietoturvallisesti automaattisesti
järjestelmästä.
Tietojen hävittäminen
Tiedot säilytetään järjestelmässä 13 kuukautta ja sen jälkeen ne poistuvat tietoturvallisesti automaattisesti
järjestelmästä.
Kameravalvonnan rekisteri:
Rekisteriin tallentuvat tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Kuvan lisäksi rekisteriin
tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri muodostuu apteekin tarpeellisiin paikkoihin sijoittamien kameroiden välittämästä analogisesta tai
digitaalisesta tallenteesta.
Tietojen säilyttäminen
Rekisterin tietoja säilytetään tarpeelliseksi todettu aika. Sen jälkeen tieto säännönmukaisesti tuhoutuu uuden
tallenteen alle.
Tietojen hävittäminen
Tieto tuhoutuu säännönmukaisesti uuden tallenteen alle.
Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri:
Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Asiakkaan
nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkaan ostaman kemikaalin nimi, määrä sekä
käyttötarkoitustiedot.
Kemikaalin vastaanottajan on todistettava henkilöllisyytensä sekä päivättävä ja allekirjoitettava lomake.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta. Rekisteriin lisätään asiakkaan ostaman kemikaalin
nimi, määrä sekä asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus.
Tietojen säilyttäminen
Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus rekisteröidä apteekista toimitetun kemikaalin
vähittäismyynti asiakkaalle. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.
Tietojen hävittäminen
Lakiin perustuvan säilytysvelvollisuuden jälkeen apteekki hävittää tiedot toimitetuista kemikaalien
vähittäismyynneistä tietoturvallisesti.
Huumausainerekisteri:
Huumausainerekisteriin tallennetaan asiakkaalle toimitetun huumausaineen nimi, vahvuus, pakkauskoko,
tuotenumero, toimituspäivämäärä, toimitettujen pakkausten lukumäärä, asiakkaan nimi ja lääkkeen
määränneen lääkärin nimi ja sv-numero.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaan sähköisestä reseptistä Kanta-palvelusta.
Tietojen säilyttäminen
Apteekilla on lakiin perustuva kirjanpitovelvollisuus toimittamiansa huumausaineita vastaan.
Kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana se on laadittu.
Tietojen hävittäminen
Lakiin perustuvan säilytysvelvollisuuden jälkeen apteekki hävittää tiedot toimittamistansa huumausaineista
tietoturvallisesti.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Erityislupahakemus sisältää asiakkaan nimen, henkilötunnuksen, lääkevalmisteen nimi, vahvuus,
lääkemuoto, vaikuttava aine, lääkkeen määrä, valmistaja, maahantuoja, lääketukkukauppa ja kulutukseen
luovuttajan (apteekin) tiedot. Lisäksi hakemuksessa on lääkkeen määrääjän antama selvitys niistä erityisistä
sairaanhoidollisista syistä, joiden takia valmistetta tarvitaan. Hakemukseen liitetään myös kopio asiakkaan
reseptistä ja valmisteyhteenveto tai vastaava selvitys uudesta erityislupavalmisteesta.
Erityislupahakemuksen osalta apteekin tulee arkistoida tiedot, milloin reseptilääkevalmiste on toimitettu ja
kenelle.
Tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily rekisteri:
Paperiseen tuotevirhe- ja tuotevirhe-epäily lomakkeeseen tallennetaan seuraavat tiedot: Apteekin nimi,
osoite, puhelinnumero, ja sähköpostiosoite. Asiakkaan tiedoista tallennetaan asiakkaan nimi, osoite,
puhelinnumero ja sähköpostisoite. Lomakkeeseen tallennetaan myös, milloin virhe on havaittu, kuka on
täyttänyt lomakkeen, miten valmiste on säilytetty ja muu asiakkaan käyttämä lääkitys. Lisäksi lomakkeessa
kysytään epäiltävän valmisteen nimi, vahvuus, pakkauskoko, eränumero, kestoaika ja myyntiluvan haltija.
Lisäksi lomakkeeseen kirjataan apteekin tekemät toimenpiteet, milloin on tehty ilmoitus tuotevirheepäilystä, kuka teki ilmoituksen, mihin ilmoitus tehtiin (suoraan myyntiluvanhaltijalle, tukkuliikkeeseen
(Oriola, Tamro, Magnum, Medifon, Vitabalans, Naviter, Loreal jne). Kuka on ottanut apteekin tekemän
ilmoituksen vastaan, hänen nimi, puhelinnumero ja yrityksen puhelinnumero. Lisäksi lomakkeessa on kohta,
mitä toimenpiteitä myyntiluvanhaltija on esittänyt apteekille. Lomakkeeseen täytetään, milloin tuote on
lähetetty myyntiluvanhaltijalle, miten se on lähetetty ja onko saatteeksi laitettu kopio lomakkeesta. Lisäksi
lomakkeeseen tulee merkinnät, milloin myyntiluvan haltija on antanut selvityksen apteekille, jos selvitys ei
ole mennyt suoraan asiakkaalle, onko apteekki ja asiakas saanut hyvitystä tuotteesta, milloin asiakasta on
tiedotettu myyntiluvan haltijan vastauksesta (mikäli asiakas on halukas saamaan vastauksen). Asiakkaalle
annetaan hyvitys tuotteesta vasta, kun on saatu asiaan lupa tuotteen valmistajalta tai maahantuojalta.
Lopuksi lomakkeessa on päivämäärä, jolloin tuotevirhe on loppuun käsitelty.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta saadut tiedot sekä tiedot tuotevirhe-epäillystä tuotteesta.
Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen
Tuotevirheeseen ja -epäilyyn liittyviä tietoja säilytetään Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen
määräyksen mukaisesti 5 vuotta.
Kanta-asiakasrekisteri:
Kun olet liittynyt kanta-asiakkaaksi, on sinulta kerätty seuraavia henkilötietoja: Rekisteröidyn nimi,
henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Kanta-asiakasohjelmaan liittyvät tiedot: asiakasnumero, kanta-asiakasohjelman hyödyntämiseen liittyvät
tiedot, tiedot koskien aiemmin ostamiasi reseptivapaita lääkkeitä sekä mieltymyksiäsi niihin liittyen, tiedot
koskien antamiasi suostumuksia henkilötietojesi käsittelyyn.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn allekirjoittama kanta-asiakassopimuslomake ja Hyvän mielen apteekit Oy:n ylläpitämän
internetsovelluksen kautta tapahtuva liittyminen.
Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen
Apteekki poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista
perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Apteekkia poistamaan häntä koskevat tiedot.
Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este. Apteekki säilyttää kanta-asiakkaiden
henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa kantaasiakassopimuksen. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet apteekista:
Säännönmukaiset tietolähteet
Listaan on kotisairaanhoidon/palvelutalon tai muun vastaavan yksikön vastaava hoitaja tai asianomaisen
yksikön johtaja tai esimies kirjannut niiden henkilöiden nimet, jotka ovat oikeutettuja noutamaan
asiakkaiden lääkkeitä ja ei-lääkkeellisiä itsehoitotuotteita apteekista asiakkaan nimellä.
Lista on kotisairaanhoidon/palvelutalon tai muun vastaavan yksikön vastaavan hoitajan tai asianomaisen
yksikön johtajan tai esimiehen apteekille luovuttama.
Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen
Vanhoja listoja henkilöistä, jotka voivat noutaa lääkkeitä ja ei-lääkkeellisiä itsehoitotuotteita apteekista
säilytetään vuoden ajan siitä päivämäärästä, kun uusi vastaava lista on toimitettu apteekkiin. Listat
hävitetään tietoturvallisesti.
Apteekin verkkosivut:
Apteekin verkkosivuilla käytetään vain välttämättömiä evästeitä.
Apteekin verkkosivujen palautelaatikkoon täytetään viestin aihe, palautteen lähettäjän nimi, osoite,
puhelinnumero, sähköpostisosoite ja varsinainen viesti. Palautteen voi jättää myös nimettömänä.
Palautelaatikon kautta lähetetty palaute ei tallennu verkkosivujärjestelmään, vaan ohjautuu apteekin
sähköpostiin. Palaute käsitellään apteekissa ja hävitetään heti sen jälkeen tietoturvallisesti, kun palautteeseen
on reagoitu.
Säännönmukaiset tietolähteet
Apteekin verkkosivuilla toimivat vain välttämättömät evästeet.
Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen
Eväste voidaan tallentaa käyttäjän koneelle pysyvästi.
Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat:
Apteekin tietojärjestelmään tallentuu tieto asiakkaan saamasta kelan suorakorvauksesta, mahdollisesta kelan
myöntämästä maksusitoumuksesta, vakuutusyhtiöstä ja työpaikkakassasta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Kela velvoittaa apteekkeja sähköisesti tarkistamaan asiakkaan oikeuden suorakorvaukseen Kelan
suorakorvaustietojen kyselypalvelusta jokaisen lääkeoston yhteydessä (Apteekkien SV-ohjeet).
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kelan ylläpitämiin
valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus
ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt.
Tietojen säilyttäminen
Maksusitoumuksen tiedot näkyvät Kelan reseptikeskuksessa niin kauan kuin maksusitoumus on voimassa.
Maksusitoumus tallentuu apteekissa asiakkaalle maksusitoumuksella toimitetun ostokerran yhteyteen
sähköiseen lääkemääräysrekisteriin.
Lääkemääräysrekisterin ylläpitäminen perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin:
Lääkelaki 395/1987, 57 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 15 luku 9 §
Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 §
Tietojen hävittäminen
Kela hallinnoi asiakkaan suorakorvaustietojen näkymistä kyselypalvelussa.
Kela hallinnoi maksusitoumuksen ja muiden tietojen näkymistä Kelan sähköisessä tietokannassa.
Schengen-todistusrekisteri:
Schengen-todistusten myöntämisen yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus,
lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja
apteekin rekistereihin.
Säännönmukaiset tietolähteet
Schengen-todistuksen kirjoittamiseen tarvittavat tiedot saadaan sähköisestä reseptikeskuksesta asiakkaan
tietojen kohdalta. Asiakkaan tietojen hakeminen kelan reseptikeskuksesta perustuu asiakkaan suulliseen
suostumukseen.
Tietojen säilyttäminen
Apteekki säilyttää Schengen-todistuksen kirjoittamiseen liittyviä tietoja 1 vuoden ajan todistuksen
voimassaoloajan päättymisestä. Apteekin on rekisteröitävä kirjoittamisensa Schengen-todistusten
lukumäärä/vuosi Fimean kyselyä varten.
Tietojen hävittäminen
Apteekki hävittää Schengen-todistuksesta muodostuneen asiakirjan tietoturvallisesti, kun 1 vuosi on kulunut
todistuksen voimassaoloajan päättymisestä.
Laskujen perintä ja luottotiedot:
Ropo kerää ja käsittelee rekisteröidyistä palveluidensa tarjoamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee
toimeksiantajalta saatuja tietoja, rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
• Yksilöinti- ja yhteystiedot, esimerkiksi nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, puhelinnumero,
sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot
• Perintään ja laskutukseen liittyvät tiedot, esimerkiksi laskutus- ja/tai perintäasiakkaiden
asiakasnumero, laskutus- eli myyntireskontratiedot, saatavaa, saatavan määrää ja perustetta sekä sen
maksamista koskevat tiedot, toimeksiannon asianumero ja sen käsittelyvaihetta koskevat tiedot,
perintätoimenpiteitä ja perinnän vaihetta koskevat tiedot, laskutettavan ja/tai perittävän asiakkaan
itse antamat tiedot, viranomaisilta ja julkisista rekistereistä saatavat toimeksiannon hoitamisen
kannalta tarpeelliset tiedot, kuten julkiset luottotiedot, viranomaispäätökset ja täytäntöönpanotiedot,
toimeksiantajan ilmoittamat laskutus- ja/tai perintätoimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset
tiedot, ajoneuvon omistaja- ja haltijatiedot, asiakaspalvelun kanssa käydyt puhelinkeskustelut ja
muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot toimeksiantajasta ja toimeksiannon
kohteesta.
• Tiedot asiaan liittyvistä kolmansista tahoista, esimerkiksi yhteyshenkilöiden tai edunvalvojien nimet
ja yhteystiedot
• Luoton myöntämiseen ja valvomiseen liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi luottotiedot sekä
maksukäyttäytymistä koskevat tiedot
• Käyttäjätiedot sähköisiin palveluihin, esimerkiksi käyttäjätunnus ja kryptattu salasana
• Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot, rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Ropon
palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla ja
kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkkoosoite, istunnon aika ja kesto.
Säännönmukaiset tietolähteet
• Toimeksiantajat, tässä yhteydessä apteekki (toimeksiantoa, laskutus- ja/tai perintäasiakasta ja
saatavaa koskevat tiedot)
• Laskutus- ja perintäasiakkaat (asiakasta itseään sekä saatavaa ja maksuja koskevat tiedot)
• Rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta (laskutukseen ja/tai perintään liittyvät tiedot)
• Väestörekisteri (osoite- ja henkilötiedot sekä edunvalvontatiedot)
• Oikeusrekisterikeskus (konkurssi-, yrityssaneeraus- ja velkajärjestelytiedot)
• Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisterit (julkiset maksuhäiriötiedot)
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (yritys- ja yhteisötiedot)
• Verottaja (Julkiset verotiedot)
• Patentti- ja rekisterihallitus (laskutus- ja/tai perintäasiakkaan yksilöintitiedot)
• Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyritykset (puhelinnumerot ja osoitetiedot)
• Maistraatit (edunvalvontatiedot)
• Liikenne- ja viestintävirasto Traficom (ajoneuvon omistaja- ja haltijatiedot)
• Lisäksi tietoa saadaan tuomioistuimilta, esitutkintaviranomaisilta, ulosottoviranomaisilta sekä
työvoimaviranomaisilta
Tietojen säilyttäminen
Ropo säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen
tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi
erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet),
tai ellei Ropo tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta
puolustautumiseksi.
Ropo säilyttää laskutus- ja perintäasiakkaana olevien rekisteröityjen henkilötietoja kyseisen laskutuksen
ja/tai perinnän vaatiman ajan ja lainsäädännön tämän jälkeen vaatiman ajan.
Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Tietojen hävittäminen
Sopimuksen päätyttyä Ropo Capital poistaa kohtuullisessa ajassa ne sopimuksen perusteella asiakkaan
lukuun käsitellyt henkilötiedot, joita soveltuvan lainsäädännön vuoksi ei ole perusteltua säilyttää. Ropo
Capital säilyttää henkilötietoja sen aikaa kuin se on soveltuvan lainsäädännön vuoksi perusteltua, minkä
jälkeen ne sopimussuhteen loputtua poistetaan kohtuullisessa ajassa. Soveltuvan tietosuojalainsäädännön
niin vaatiessa, Ropo Capital pitää käsittelijänä selostetta käsittelytoimista valvontaviranomaista varten.

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Lääkemääräysrekisteri:
Tietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella tai
lainsäädäntöön kirjatun perusteen mukaisesti.
Lainsäädäntöön perustuen tietoja luovutetaan seuraavissa tapauksissa:
– Kansaneläkelaitos ja sairauskassat
Peruste: Lääkkeiden suorakorvausmenettelyn toteuttaminen (sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 §).
Luovutettavat tiedot: asiakkaan henkilötunnus, lääkkeen määrääjän yksilöintitunnus, lääkkeen nimi ja
tuotenumero, lääkeseoksen koostumus, lääkkeen kokonaismäärä ja toimitettu määrä, erityiskorvattavista ja
rajoitetusti korvattavista sekä lisäkorvattavista lääkkeistä edellisen toimituksen päivämäärä ja toimitettu
määrä, lääkemääräyksen laatu, lääkemääräyksen päiväys, lääkkeen hinta, ostokerran kokonaishinta, tiedot
alkuomavastuukertymästä, lääkekorvaukset lajeittain ja omavastuuosuus, ostokertaa koskevat lisätiedot.
Toimitustapa: Kantapalvelujen kautta.
– Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontavirasto (Valvira) ja aluehallintovirastot (AVI)
Peruste: Terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammatinharjoittamisen valvonta (Laki terveydenhuollon
ammattihenkilöistä 559/1994, 40 §). Tiedot toimitetaan vain pyynnöstä.
Toimitustapa: Tiedot toimitetaan suojattuna tiedonsiirtona. Suorakorvausjärjestelmän lisäksi kelalta voi tulla
yksittäisiä selvityspyyntöjä koskien jotain tiettyä toimitusta. Nämä kyselyt tulevat apteekin sähköpostiin tai
postitse. Näihin selvityspyyntöihin vastataan tietoturvallisesti kelan oman turvapostin kautta.
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Apteekissa säilytettävien lääkekorttien tietoja luovutetaan ainoastaan annosjakelun tarkoittamassa
laajuudessa sopimusvalmistusapteekin annosjakeluyksikölle, hoitavalle lääkärille ja asiakkaan
lääkitysasioita hoitavalle yksikölle. Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin annosjakelutoimintaan.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Annosjaeltavien lääkkeiden tilauslistarekisteri:
Annosjakeluasiakkaan henkilötiedot luovutetaan sopimusvalmistusapteekin annosjakeluyksikölle.
Perusteena on annosjakeluasiakkaan kirjallinen suostumus. Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin
annosjakelutoimintaan
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Apteekkisopimusrekisteri:
Asiakas suostuu siihen, että hänen valitsemansa apteekki voi välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle
lääkärille. Apteekki myös tiedottaa hoitosopimuksesta muille apteekeille, jotka pidättäytyvät toimittamasta
potilaalle pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia- tai muita sopimuksen piiriin kuuluvia lääkkeitä. Tieto
välitetään Suomen Apteekkariliiton ylläpitämän sähköisen tietoturvallisen verkkoratkaisun kautta.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tiliasiakasrekisteri:
Tiliasiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselleen, hoivakodille, laskujen maksajalle,
kotisairaanhoidolle ja asiakkaan edunvalvojalle esim. tilanteissa, kun asiakkaalla on maksamattomia laskuja.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Asiakkuudenhallintarekisteri:
Asiakkuudenhallintarekisterin tietoja ei luovuteta apteekin ulkopuolelle muille kuin lääkkeen määränneelle
lääkärille esim. tilanteessa, jossa asiakkaalle määrätyllä lääkkeellä olisi haitallinen yhteisvaikutus asiakkaan
jo käytössä olevan lääkkeen kanssa.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Apteekin tilausliittymä rekisteri:
Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Ainoastaan apteekin
farmaseuttisella henkilöstöllä ja tietojärjestelmäntoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.
Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus
henkilön lääkkeitä, muita tuotteita ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta. Järjestelmän käyttöön ja
käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat näitä tietoja.
Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Kameravalvonnan rekisteri:
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä on pääsy kameran valvontajärjestelmään.
Kameravalvonnan rekisterin tietoja ei luovuteta muulloin, kuin silloin, kun poliisi tai muu toimivaltainen
viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa kirjallisesti vaatii rekisterin yksilöityä tietoa
haltuunsa. Lisäksi apteekki voi toimittaa kameravalvontarekisterin tietoja viranomaiselle epäillyssä
rikoksessa.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Huumausainerekisteri:
Huumausainelain mukaisesti Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen palveluksella olevalla on
oikeus tarkastaa tiloja, joissa huumausainetta säilytetään tai muulla tavoin käsitellään. Lääkealan
turvallisuus- ja kehittämiskeskuksella voi tarvittaessa pyytää poliisilta sekä- tulli- ja rajavartioviranomaiselta
virka-apua sille tämän lain nojalla kuuluvan tehtävän suorittamiseksi.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksella on oikeus nähdä erityislupa- ja määräaikaisen
erityislupavalmisteen rekisteri.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tuotevirhe-epäilyt ja tuotevirherekisteri:
Asiakkaalta kysytään lupa hänen tietojensa antamiseksi eteenpäin. Asiakkaan tietoja voidaan antaa täten
lääkkeen valmistajalle, lääketukulle ja/tai Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Tuotevirheepäily -lomakkeesta voidaan siirtää myös tiedot tukun sähköisiin järjestelmiin (myös asiakkaan tiedot
siirretään, mikäli on saatu lupa asiakkaalta). Luokan 1-3 tuoteviheistä tulee apteekin ilmoittaa välittömästi
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Luokan 1-2 tuotevirheistä Lääkealan turvallisuus- ja
kehittämiskeskus on omalta osaltaan velvollinen ilmoittamaan kansainvälisesti muille lääkeviranomaisille
sovituissa aikarajoissa. Luokan 3 tuotevirheistä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus ilmoittaa
tarvittaessa kansainvälisesti muille lääkeviranomaille.
Apteekin kanta-asiakasrekisteri:
Kanta-asiakasrekisterin tietojen säännönmukaista luovutusta ei tehdä. Tietojen luovutus tehdään tarvittaessa
tarkan harkinnan varaisesti yrityksen toiminnan kannalta näin vaativissa tilanteissa esim. omistajan
vaihdoksen yhteydessä.
Apteekki luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos
asianomainen pyytää Apteekkia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen
lainvoimainen viranomainen vaatii Apteekkia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Apteekin hallussa
olevasta tietokannasta.
Apteekki ei siirrä Apteekin hallussa olevia tietoja kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle.
Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet apteekista:
Listoja henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet apteekista, ei
luovuteta apteekista kolmansille osapuolille.
Apteekin verkkosivut:
Apteekin verkkosivujen palautelaatikkoon tulleet asiakaspalautteet käsittelemme luottamuksellisesti
asiakaspalvelumme kehittämiseksi. Mikäli asiakas on jättänyt yhteystietonsa palautteen annon yhteydessä,
olemme tarvittaessa yhteydessä asiakkaaseen. Palautelaatikkoon tulleita tietoja ei siirretä apteekista
minnekään, ei myöskään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt:
Työpaikkakassoja ja vakuutusyhtiöitä laskutettaessa toimitetaan vastaavat tiedot suojattuna tiedonsiirtona
sekä tarvittaessa paperitulosteena.
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Schengen-todistukset:
Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin eikä täten siirrä asiakkaan tietoja
minnekään. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle raportoidaan vuosittain apteekissa kirjoitettujen
Schengen-todistusten lukumäärä, ei muita tietoja.
Laskujen peritä ja luottotiedot:
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmannelle taholle toimeksiantosopimusten ja kulloinkin
voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa tilanteissa muun ohella:
• Toimeksiantajalle
• Laskutus- ja/tai perintäasiakkaalle tai tämän määräämälle taholle rekisteröityyn liittyen
• Tuomioistuimille
• Ulosottoviranomaisille
• Poliisiviranomaisille
• Luottotietoyhtiöille
• Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten
• Nimi- ja osoitetiedot jakeluyhtiöille kirjeiden postittamista varten
Luottotietotoiminnan harjoittajan luottotietorekisteristä peräisin olevia luottotietoja voidaan välittää
toimeksiantajina toimiville sopimusasiakkaille.
Lisäksi henkilötietojen käsittelyyn voivat osallistua Ropolle IT- ja tietojärjestelmiä ja muita tietoteknisiä
palveluita sekä muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit.
Ropo voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen
henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Ropo voi joutua
luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Ropo on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa
riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Ropo on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua
luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Apteekki on antanut tietosuojaliitteellä luvan Ropo Capitalille luvan käyttää alihankkijoita henkilötietojen
käsittelyssä. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja heidän kanssaan sovitun mukaisessa laajuudessa.
Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission
päättämien riittävän tietosuojan tason maiden ulkopuolelle ilman, että Ropo Capital ilmoittaa asiasta
etukäteen apteekille. Jos apteekki ei anna lupaa siirtoon, apteekilla on oikeus irtisanoa sopimus neljäntoista
(14) päivän kuluessa ilmoituksesta. Apteekin irtisanoessa sopimuksen noudatetaan yleisten ja
palvelukohtaisten ehtojen kohtaa 1.2 sopimuksen irtisanomisesta ja irtisanomisajasta.
Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan unionin, Euroopan talousalueen ja Euroopan komission päättämien
riittävän tietosuojan tason maiden ulkopuolelle, osapuolet käyttävät asianmukaisia suojatoimia, kuten
Euroopan komission vahvistamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.

7. REKISTERITIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Lääkemääräysrekisteri:
Lääkemääräysrekisteriä käytetään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja tietokoneelle kirjaudutaan
omilla käyttäjätunnuksilla.
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja tietojärjestelmän toimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.
Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta
tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja vahvaa salasanaa.
Rekisteritietojen käyttöä valvotaan. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Tietojärjestelmän toimittaja voi apteekin valvoessa ottaa etäyhteyden apteekin tietokoneelle.
Apteekin apteekkijärjestelmä on auditoitu järjestelmä ja täyttää Sosiaali- ja Terveysministeriön
apteekkitietojärjestelmille asetetut kansalliset auditointivaatimukset. Auditoinnin yhteydessä
järjestelmäntoimittajan tarjoama Apteekkiverkko on hyväksytty tietoturvalliseksi ratkaisuksi suojata
apteekin verkko ja liittyä Kelan kanta-palveluihin.
Apteekin järjestelmätoimittaja käyttää hallintayhteyttä apteekin järjestelmään ainoastaan
asiakastukitilanteiden hoitamiseen ja palvelimen käyttöjärjestelmän ja apteekkiohjelmiston päivitysten
suorittamiseen. Järjestelmäntoimittaja ilmoittaa apteekille havaitsemistaan haavoittuvuuksista ja huolehtii
käyttöjärjestelmän päivityksistä.
Hallintayhteyden avaamiseen ovat oikeutettuja järjestelmän toimittajan sovelluskehittäjät- ja tukihenkilöt.
Jokainen hallintapalvelimen kautta avattu yhteys asiakkaan apteekkijärjestelmään kirjataan automaattiseesti
lokijärjestelmään.
Apteekin tilausliittymä rekisteri:
Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen
yhteydessä erityisesti tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin
valitsemalla tietojärjestelmäntoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.
Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta
tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekorttirekisteri:
Annosjaeltavien lääkkeiden lääkekortit säilytetään mapeissa apteekin annosjakelua tekevän farmaseuttisen
henkilöstön toimistotilassa.
Apteekkisopimusrekisterit:
Alkuperäiset apteekkisopimukset säilytetään mapeissa apteekissa farmaseuttisen henkilökunnan työtilassa.
Tiliasiakasrekisterit:
Alkuperäiset tiliasiakassopimukset säilytetään mapeissa apteekin toimistotiloissa.
Asiakkuuden hallintarekisteri:
Asiakkuuden hallintarekisteriä käytetään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja tietokoneelle kirjaudutaan
omilla käyttäjätunnuksilla.
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja tietojärjestelmän toimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.
Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta
tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.
Tilausliittymärekisteri:
Ainoastaan apteekin farmaseuttisella henkilöstöllä, hoivakotien ja palvelutalojen hoitajilla sekä
kotisairaanhoitajilla on pääsy tilausliittymärekisteriin. Apteekin tavalliset asiakkaat voivat kirjautua
järjestelmään omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla ja he voivat nähdä sieltä vain itseensä liittyvät tiedot.
Järjestelmän tietotokannan tiedot ovat lääke- ja potilastietoja, joiden sisällön saantiin on oikeus vain siihen
valtuutetuilla henkilöillä. Apteekki myöntää käyttäjäoikeudet hoitoyksikköjen vastuulliselle hoitajalle, jotka
hallinnoivat käyttäjätunnuksia heidän organisaatioissa. Tilausliittymään on kirjauduttava omalla
käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Lisäksi tilausliittymän toimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään. Henkilöstöä ja alihankkijoita
koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Kameravalvonnan rekisteri:
Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy
tallenteisiin on vain apteekin henkilöstöllä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä.
Myrkyllisten tai erittäin myrkyllisten kemikaalien luovuttamisrekisteri:
Alkuperäiset luovuttamisdokumentit säilytetään mapeissa apteekin toimistotiloissa.
Huumausainerekisteri:
Huumausainekortit säilytetään mapissa lukitussa kaapissa apteekin toimistotiloissa. Ainoastaan apteekin
farmaseuttinen henkilöstö käsittelee huumausainekortteja. Farmaseuttinen henkilö vahvistaa omalla
nimikirjoituksellaan jokaisen tekemänsä merkinnän huumausainekorttiin.
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisteri:
Erityislupa- ja määräaikaisen erityislupavalmisteen rekisterin paperit säilytetään mapissa apteekissa. Vain
apteekin henkilökunnalla on oikeus tarkastella mappia työnsä velvoittaessa.
Tuotevirhe-epäilyt ja tuotevirherekisteri:
Tuotevirhe-epäilylomakkeet säilytetään tuotevirhe-epäily -mapissa apteekissa. Apteekin henkilöstöllä on
pääsy tuotevirhe-epäilymapin sisältöön, kun heidän työnsä sitä edellyttää. Lisäksi henkilökunta voi käyttää
tukun sähköistä tuotevirhe-epäily dokumenttiarkistoa työnsä sitä vaatiessa.
Kanta-asiakasrekisteri:
Rekisterin sisältämät tiedot on rajoitettu yrityksen tiedoiksi ja ne ovat saatavilla vain Apteekin
määrittelemille valtuutetuille käyttäjille. Apteekki ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen
turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
Manuaalinen aineisto: Kanta-asiakaslomakkeet säilytetään apteekissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on
kokonaan kielletty. Vain erikseen nimetyt henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Tiedot hävitetään asianomaisen
pyynnöstä ja väliajoin, mikäli asiakas ei ole asioinut apteekissa yli vuoteen.
Digitaalinen aineisto: Digitaalinen aineisto säilytetään apteekin tiloissa. Aineisto on suojattu asianmukaisella
ja ajantasaisella virustorjuntaohjelmalla ja palomuurilla.
Hyvän mielen apteekit Oy:n osalta kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka
sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Asiakkaiden tiedot siirretään Hyvän Mielen apteekit oy:lle salattuna
sähköpostina.. Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi kantaasiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä poistamme tietosi, elleivät lait ja säännökset
nimenomaisesti vaadi meitä säilyttämään tietoja pidempään.
Lista henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet apteekista:
Alkuperäiset listat henkilöistä, jotka voivat noutaa asiakkaan lääkkeet ja ei-lääkkeelliset itsehoitotuotteet
apteekista, säilytetään mapeissa apteekissa farmaseuttisen henkilökunnan työtilassa. Vain apteekin
henkilökunnalla on oikeus tarkastella mappia työnsä velvoittaessa.
Apteekin verkkosivut:
Apteekkarilla sekä apteekin verkkosivujen ylläpitäjällä on pääsy verkkosivujen hallintaan. Verkkosivujen
hallintaan kirjaudutaan vahvalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Kelan suorakorvaus, toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt ja työpaikkakassat:
Vain farmaseuttinen henkilökunta voi kirjautua sähköiseen reseptipalveluun ja vain asiakkaan
suostumuksella. Lisäksi apteekin laskuttaja tekee työtä liittyen asiakkaalle toimitettujen ostojen
kelakorvauksiin, toimeentulolaskutukseen, vakuutusyhtiöihin ja työpaikkakassoihin.
Farmaseuttien on kirjauduttava järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Schengen-todistukset:
Farmaseuttinen henkilökunta voi ainoastaan kirjoittaa Schengen-todistuksia ja heidän on saatava asiakkaan
suostumus asiakkaan sähköisten reseptien tarkastelemiseksi.
Laskujen peritä ja luottotiedot:
Ropo käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen
turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta
häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Ropo käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien
seuraavat suojatoimenpiteet:
Ropon verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-,
lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Pääsyoikeuden saavat perintä- ja
muita toimeksiantoja hoitavat henkilökohtaisen ja toimenkuvakohtaisesti rajatun käyttöoikeuden omaavat,
ohjeistetut henkilöt. Rekisterin käyttäjät tunnistetaan, käyttöä valvotaan ja käyttövaltuudet tarkistetaan
säännöllisin väliajoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.
Aineisto säilytetään yrityksen nykyaikaisin turvajärjestelmin varustetussa, lukitussa tilassa, johon
pääsyoikeus on vain työtehtäviensä vuoksi siihen määrätyillä henkilöillä. Tiloissa on kulunvalvonta.
Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn
jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä
asiakirjoihin.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on tietosuojalain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella
vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Ropo voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai
alihankkijoille, mutta Ropo varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään
asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

8. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS
Tarkastusoikeuden sisältö: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot
(HeTiL 26 §). Rekisterinpitäjänä Viherlaakson apteekin ja Suomen Hyvinvointituotteet Oy:n on
rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.
Rekisteröidylle on annettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden kuukauden (1 kk)
kuluessa pyynnön vastaanottamisesta apteekin kohdassa 9. määrittämillä tarkastuspyyntökriteereillä.
Määräaikaa voidaan tietyin edellytyksin jatkaa. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran
vuoden aikana toteutettuna. Apteekki ei vastaa siitä, jos tuo 1kk vastausaika viivästyy apteekista
aiheutumattomasta syystä. Apteekilla on oltava saatuna kaikki tiedot asiakkaalta, ennen kuin tarkastusta
voidaan aloittaa.

9. TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN JA ORGANISOINTI
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla
varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyynnössä on oltava asiakkaan koko nimi, sosiaaliturvatunnus ja
mainittava ajankohta, jota tarkastus koskee.
Pyyntö osoitetaan: Viherlaakson apteekki, Apteekkari Kirsi Yritys, Kuusiniementie 2, 02710 Espoo.
Pyynnöstä on käytävä ilmi, tarkoitetaanko Viherlaakson apteekin vai Suomen Hyvinvointituotteet Oy:n
ylläpitämää rekisteriä.
Tarkastuksesta päättää: Apteekkari Kirsi Yritys
Pyydetyt tiedot pitää ensisijaisesti luovuttaa sähköisessä muodossa. Ennen tietojen luovuttamista,
rekisteröidyn henkilöllisyys tulee pystyä varmistamaan.
Tiedot luovuttaa apteekkarin nimeämä henkilö.
Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena.
Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä myös
sähköisessä muodossa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun
toimisto, Lintulahdenkuja 4, PL 800, 00531 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä
ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa
tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

10. TIEDON KORJAAMINEN
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava,
poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (rekisterin käyttötarkoitus) kannalta,
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Korjauspyyntö tehdään apteekissa tai kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa
se tarkistetaan. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta
luotettavasta lähteestä.
Korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
Korjauspyyntö osoitetaan: Viherlaakson apteekki, Apteekkari Kirsi Yritys, Kuusiniementie 2, 02710 Espoo
Korjauksesta päättää: Apteekkari Kirsi Yritys